Asana, a távoli csapat kezelésének legegyszerűbb módja

Közzététel: Támogatása segít fenntartani a webhely működését! Az ezen az oldalon javasolt szolgáltatások némelyikén referenciadíjat keresünk. Hogyan irányítunk egy távoli csapatot Asanával


Probléma van az írói csapat irányításával vagy a nagy projektek koordinálásával a webhely különböző részein? Ezekkel a kérdésekkel állandóan foglalkozunk a WhoIsHostingThis.com webhelyen, mert a csapatunk az egész világon elterjedt.

Több nagy projekten dolgozunk egy frenetikus ütemben. Ennek eredményeként sok eszközt használunk annak érdekében, hogy ne váljunk a káoszba. A sorozat első cikkében az egyik legfontosabb eszközünket tárgyaljuk, melyeket használunk: Asana.

Megpróbáltuk e-mailen keresztül kezelni projektjeinket, de még olyan fejlett funkciókkal is, mint a szűrők, a legkisebb projektek, még a legkisebbek is, gyorsan kezelhetetlenné válnak. A repedéseken át eső információk mellett szinte lehetetlen lehet régi információkat találni a feladatról. Mit kellett tenni? Mikor kellett befejezni? Még ki is dolgozott rajta!

A legkisebb csoporthoz csak valamilyen módon van szüksége a projektek és az őket alkotó feladatok megszervezésére. És erre használjuk Asanát. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy nyomon kövessük és ne pazaroljuk az idejét projektjeink triviális szempontjainak kezelésére.

Mi az Asana??

ászanaAz Asana egy web alapú csapatmunka & projektmenedzsment alkalmazás.

Az Asana egy web alapú projektmenedzsment és kommunikációs alkalmazás, amely lehetővé teszi számunkra, hogy az összes e-mail rendetlenséget kiküszöböljük feladatok és beszélgetések összerakásával.

Az Asana használatával nyomon követhetjük az összes projektet és feladatot, hozzárendelhetjük őket a csapat tagjaihoz, ellenőrizhetjük őket, megoszthatjuk a kapcsolódó fájlokat és megjegyzéseket és így tovább. Például, amikor egy feladat létrejön, azt egy adott csapattaghoz rendelik. De a többi csapat tagjai a feladat részét képezik, és az ötleteket oda-vissza cserélik. Bizonyos esetekben a feladat az eredeti koncepciójától megváltozik. De az összes információ dokumentálva van azzal a feladattal, hogy senki ne legyen összetévesztve. És bárki ellenőrizheti a feladat állapotát, és megnézheti, hogy megy. Ilyen rendszer nélkül a menedzsernek, aki nem vesz részt közvetlenül a feladatban, több ember időt kellene pazarolnia, hogy megtudja, mi történik; Asanával együtt csak meg kell vizsgálniuk a feladatot.

A munka könnyebbé tétele és a termelékenység növelése érdekében az Asanát széles körben használják az üzleti közösségben. Néhány nagy névfelhasználója: United Way, Dropbox, Pinterest, Uber, AirBnB. És természetesen a WhoIsHostingThis.com!

Miért használjuk Asanát??

Az e-mailt nem csak a projektmenedzsmenthez tervezték. Amikor megpróbál egy csapatot megszervezni és e-mailen keresztül kiosztani a feladatokat, a dolgok hajlamosak eltévedni, rosszul kommunikálni és rendezetlennek lenni. A csapattagokat könnyen ki lehet hagyni a hurokból, és bárki számára nehéz látni a nagyobb képet.

De a probléma nemcsak az e-mail. Valójában az e-maileknek megvan az az előnye, hogy dokumentáltak. Az emberek a telefonhívásokat és az üzleti találkozókat gyakran nagyon különböző ötletekkel zárják le arról, hogy mit kell tenni. Az Asana esetében minden feladat leírással rendelkezik. Ez önmagában segíti a tennivalók körvonalazását. De az Asana megkönnyíti a kommunikációs folyamatot, így a félreértések ritkábbak és könnyebben észlelhetők.

Asana nincs egyedül

Természetesen az Asana nem az egyetlen ottani projektmenedzsment alkalmazás. De Asana az általunk választott eszköz, mert illeszkedik a mi munkánkhoz. Nekünk működik, mert felhasználóbarát módon biztosítja a szükséges szolgáltatásokat. Egyesíti a csapatkommunikációt, a projektmenedzsmentet és sok más eszközt egy termékben, és segít mindent összetartani egy helyen.

És amint megvitattuk, egy rövid áttekintéssel kapunk hasznos, magas szintű áttekintést minden projektünk előrehaladásáról:

Asana megmutatja, mit tettél és mit kell még tenniAsana megmutatja, mit tettél és mit kell még tenni.

Hogyan működik Asana??

Ez az Asana feladat a most olvasott blogbejegyzéshezEz az Asana feladat a most olvasott blogbejegyzéshez.

Asana munkaterületeket, projekteket, szakaszokat és feladatokat használ, hogy folyamatosan szervezzen minket és csapatunk együtt dolgozzon.

A munkaterületek teljesen különálló projektekhez készülnek. Ezek különféle webhelyek vagy kiadói platformok lehetnek. Nem használunk több munkaterületet Asanában, mert egyetlen webhelyre és egyetlen platformon koncentrálunk. De ez sok vállalat számára a program nagyon fontos szempontja. És egy nap használhatjuk az Asana ezt a részét, mert mindig növekszik.

Munkaterületünkön belül több projektet állítottunk fel. Ezek a webhely különböző részeire vonatkoznak: Tárhely-értékelések, Kuponoldalak, Összehasonlítják a Tárhely szolgáltatást, ez a blog és még sok más. A WhoIsHostingThis.com egy hatalmas webhely, és nagyon nehéz lesz kezelnünk, ha nem tudnánk strukturálni rajta végzett munkánkat ezekbe a projektekbe..

A projekteknek szakaszok is lehetnek. Például az erőforrásaink különböző szakaszokba sorolják a különféle erőforrásokat: programozás, végső útmutatók és így is. Vagy egy nagy e-könyvkiadási projektnek szakaszai lehetnek az egyes szakaszokhoz (például tervezés, írás, szerkesztés, közzététel) és egyedi feladatokkal, például a vázlat vagy az egyes fejezetek írásával, szerkesztő megkeresésével, a borító tervezésével és az összes egyéb dolgok, amelyek belekerülnek az e-könyv létrehozásába.

A legtöbb csapattag számára a feladatok ott vannak, ahol a cselekvés található. A feladatok határidőkkel rendelkezhetnek, egy vagy több ember számára kioszthatók, és teljesítéskor ellenőrizhetők. Alfeladatokat is létrehozhat, ha egy feladatot kisebb részekre osztja, vagy a feladat különböző részeit hozzárendelheti különböző embereknek. Feladatokat használunk olyan dolgokra, mint egyes bejegyzés, oldal vagy más tartalom, például a most olvasott blogbejegyzés.

A WhoIsHostingThis.com projekt oldalA WhoIsHostingThis.com projekt oldal.

Az Asana hatékony használata

Így lehetne kihasználni Asanát:

  • Ossza meg irányelveit csapatunkkal. Például azt kérjük, hogy az összes, a feladatokkal kapcsolatos beszélgetés az Asanán folytasson e-mail helyett, és rendelkezzünk szabályokkal arról, hogy ki felel a feladatok létrehozásáért és hozzárendeléséért.
  • Használja a Gmail szűrőit az Asana e-mailek rendezéséhez: először a csapat tagjai az Asana e-mail integrációjára támaszkodnak, hogy a dolgokon maradjanak. Segít létrehozni egy szűrőt az Asanából származó e-mailek címkézésére, hogy azok ne tömjék össze a postaládáját.
  • Ösztönözze a csapattagokat, hogy ismerkedjenek meg olyan Asana funkciókkal, mint például a billentyűparancsok, a nem hozzárendelt feladatok elvégzése, a feladatok közötti összekapcsolás stb..
  • Csapatunk tagjainak többsége az Asana alkalmazásokat használja az Android vagy iOS rendszerhez, amikor útközben dolgoznak.
  • Hagyja, hogy a csapat tagjai szinkronizálják az Asana-határidőket a Google-naptárukkal vagy az iCalendattal, hogy folyamatosan maradjanak az ütemezés szerint.

Néhány gyorsbillentyű megtanulása Asana-t még hasznosabbá tehetiNéhány gyorsbillentyű megtanulása Asana-t még hasznosabbá teheti.

Utószó: Egy nap az életben

Néhány kijelentés a személyzetünk részéről, hogy képet kapjunk arról, hogy valójában hogyan használjuk az Asanát.

Szerkesztő

Elsődleges felelõsségem az, hogy minden írót elfoglaljanak. Asana megkönnyíti ezt a folyamatot, mert pontosan látom, hogy mindegyikük melyik feladaton dolgozik. Ez lehetővé teszi számomra, hogy teljesen új készletekkel legyenek ellátva, így egy vagy több feladat elvégzése után nincs állásidő.

Állandó projektmennyiséget kapok, amelyet Asana feladatok készítéséhez használok. Megállapítom a határidőket számukra, majd képességeik és rendelkezésre állásuk alapján kiosztom őket az íróknak. Ha az írónak kérdése vagy ötlete van, akkor hozzáteszi azt a feladathoz, és automatikusan riasztást kapok. A másik oldalon, ha pontosítást kell adnom, vagy egy kis ösztönzést kell tennem, meg tudom csinálni, és tudom, hogy az író látni fogja.

Amikor az író elvégzi egy feladatot, visszaadja nekem. Ezután szerkesztem. Ritka esetekben vissza kell küldenem az írónak a változásokhoz. De általában a dokumentumot teszem közzé. Ezután azt a közvetlen felettesemhöz adom, aki végül ellenőrzi a tartalmat, és megjelöli a feladat teljesülését.

Asana valóban megkönnyíti az életem. Bármikor, tucatnyi feladat van folyamatban, és egyszerűen nem tudtam megtartani mindezt szervezett módon. Asanával egyetlen feladat sem veszik el. És minden teljesen dokumentálva van, ha problémák merülnek fel.

Író

A szabadúszó írás nehéz lehet csak vezetési szinten. Általában öt-tíz projekten dolgozom egyszerre. Az Asanával mindig tudom, mit kell tennem – és mikor kell ezt megtenni.

A feladatok egyszerűen megjelennek a feladatlistámban. Tartalmazzák a feladat leírását és annak elvégzésének idejét. Minden, amit a feladatról tárgyalok, abban az egy helyen található, tehát nem kell, hogy különféle projektekhez kapcsolódó jegyzetek halomát keressem. Ráadásul e-mailben emlékeztetőt kapok az esedékesség napjának megközelítéséről. Ez nagyon segít nekem az időm megszervezésében.

Azt is szeretem, hogy az egész dolog úgy néz ki, mint egy „forró burgonya” játék. A szerkesztő feladatot ad nekem, és szeretném látni, milyen gyorsan tudom átadni nekik. Megpróbálom tisztázni a feladatlistámat – de ezt még nem végeztem el.

Asana lehetővé teszi számunkra, hogy sokféle csoportot csatlakoztassunk

A WhoIsHostingThis.com oldalon csapataink szétszórtan vannak szerte a világon. Noha sokan soha nem találkoztunk személyesen, az Asana használatával egyetlen megbeszélés nélkül is tudunk maradni minden projektünknél!

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map