Asana, Cara Paling Mudah untuk Mengurus Pasukan Jauh

Pendedahan: Sokongan anda membantu mengekalkan laman web ini! Kami memperoleh bayaran rujukan untuk beberapa perkhidmatan yang kami cadangkan di halaman ini. Bagaimana Kami Menguruskan Pasukan Jauh Dengan Asana


Adakah anda menghadapi masalah menguruskan pasukan penulis, atau menyelaraskan projek besar di pelbagai bahagian laman web anda? Ini adalah masalah yang selalu kami hadapi di WhoIsHostingThis.com, kerana pasukan kami tersebar di seluruh dunia.

Kami mengusahakan beberapa projek besar dengan pantas. Akibatnya, kami menggunakan banyak alat untuk membantu kami agar tidak tergelincir. Dalam artikel pertama dalam siri ini, kita akan membincangkan salah satu alat terpenting yang kita gunakan: Asana.

Kami telah mencuba menggunakan e-mel untuk menguruskan projek kami, tetapi walaupun dengan ciri canggih seperti penapis, projek terkecil tetapi tidak terkawal dengan cepat. Sebagai tambahan kepada maklumat yang jatuh melalui celah, hampir mustahil untuk mencari maklumat lama mengenai tugas. Apa yang sepatutnya dilakukan? Bilakah ia siap? Walaupun yang mengusahakannya!

Apa yang diperlukan tetapi kumpulan terkecil adalah beberapa cara untuk mengatur projek dan tugas-tugas yang menyusunnya. Dan itulah yang kami gunakan untuk Asana. Ini membolehkan kita terus mengikuti jejak dan tidak membuang masa dalam menguruskan aspek-aspek remeh dalam projek kita.

Apa itu Asana?

AsanaAsana adalah kerjasama pasukan berasaskan web & aplikasi pengurusan projek.

Asana adalah aplikasi pengurusan dan komunikasi projek berasaskan web yang membolehkan kita mengatasi semua kekacauan e-mel dengan meletakkan tugas dan perbualan bersama.

Dengan menggunakan Asana, kami dapat melacak semua projek dan tugas kami, memberikannya kepada ahli pasukan, memeriksanya, berkongsi fail dan komen yang berkaitan, dan banyak lagi. Contohnya, apabila tugas dibuat, tugas tersebut diberikan kepada ahli pasukan tertentu. Tetapi ahli pasukan lain adalah sebahagian daripada tugas, dan idea bertukar dan berulang-ulang. Dalam beberapa kes, tugas diubah dari konsepsi asalnya. Tetapi semua maklumat itu didokumentasikan dengan tugas itu sehingga tidak ada yang bingung. Dan sesiapa sahaja boleh memeriksa status tugas dan melihat bagaimana tugasnya. Tanpa sistem seperti itu, pengurus yang tidak terlibat secara langsung dalam tugas harus membuang banyak masa untuk mengetahui apa yang berlaku; dengan Asana, mereka hanya perlu melihat tugasnya.

Hasil dari kekuatannya untuk membuat kerja lebih mudah dan meningkatkan produktiviti, Asana banyak digunakan dalam komuniti perniagaan. Beberapa pengguna nama besarnya adalah United Way, Dropbox, Pinterest, Uber, AirBnB. Dan, tentu saja, WhoIsHostingThis.com!

Mengapa Kita Menggunakan Asana?

E-mel tidak dirancang untuk pengurusan projek. Apabila anda cuba mengatur pasukan dan memberikan tugas melalui e-mel, perkara cenderung tersesat, tersasar, dan tidak teratur. Anggota pasukan boleh ketinggalan dengan mudah, dan sukar bagi sesiapa untuk melihat gambaran yang lebih besar.

Tetapi masalahnya bukan hanya e-mel. Sebenarnya, e-mel memang mempunyai kelebihan untuk didokumentasikan. Orang sering menamatkan panggilan telefon dan mesyuarat perniagaan dengan idea yang sangat berbeza mengenai apa yang perlu dilakukan. Dengan Asana, setiap tugas dilengkapi dengan penerangan. Itu dengan sendirinya membantu menyelesaikan apa yang perlu dilakukan. Tetapi proses komunikasi yang difasilitasi oleh Asana menjadikan salah faham kurang biasa dan lebih mudah dilihat.

Asana Tidak Sendiri

Sudah tentu, Asana bukan satu-satunya aplikasi pengurusan projek di luar sana. Tetapi Asana adalah alat pilihan kami kerana ia sesuai dengan cara kami bekerja. Ia berfungsi untuk kita kerana ia menawarkan ciri-ciri yang kita perlukan dengan cara yang mesra pengguna. Ia menggabungkan komunikasi berpasukan, pengurusan projek, dan banyak alat lain semuanya dalam satu produk, membantu kami menyatukan semuanya dalam satu tempat.

Dan seperti yang telah kami bincangkan, kami mendapat gambaran umum tahap tinggi mengenai kemajuan semua projek kami dengan pantas:

Asana menunjukkan kepada anda apa yang telah anda lakukan dan apa yang masih perlu dilakukanAsana menunjukkan kepada anda apa yang telah anda lakukan dan apa yang masih perlu dilakukan.

Bagaimana Asana Berfungsi?

Ini adalah tugas Asana untuk catatan blog yang anda baca sekarangIni adalah tugas Asana untuk catatan blog yang anda baca sekarang.

Asana menggunakan ruang kerja, projek, bahagian, dan tugas untuk memastikan kami tetap teratur dan pasukan kami bekerjasama.

Ruang kerja adalah untuk projek yang sepenuhnya terpisah. Ini boleh menjadi laman web atau platform penerbitan yang berbeza. Kami tidak menggunakan banyak ruang kerja di Asana, kerana kami fokus pada satu laman web dan satu platform. Tetapi ini adalah aspek program yang sangat penting bagi banyak syarikat. Dan suatu hari nanti, kita mungkin menggunakan bahagian Asana ini, kerana kita selalu berkembang.

Di ruang kerja kami, kami menyediakan beberapa projek. Ini berkaitan dengan bahagian yang berlainan di laman web kami: Ulasan Hosting, Halaman Kupon, Bandingkan Hosting, blog ini, dan banyak lagi. WhoIsHostingThis.com adalah laman web yang luas dan kami akan sangat sukar menguruskannya jika kami tidak dapat menyusun kerja kami ke dalam projek-projek ini.

Projek juga boleh mempunyai bahagian. Sebagai contoh, sumber kami mempunyai bahagian yang berbeza untuk pelbagai jenis sumber: pengaturcaraan, panduan utama, dan satu lagi. Atau, projek penerbitan ebook besar mungkin mempunyai bahagian untuk setiap fasa (seperti merancang, menulis, menyunting, menerbitkan), dan tugas individu untuk perkara-perkara seperti menulis garis besar atau setiap bab yang terpisah, mencari editor, merancang sampul, dan semua perkara lain yang perlu dibuat dalam membuat ebook.

Bagi kebanyakan ahli pasukan, tugasnya adalah di mana tindakannya. Tugas boleh mempunyai tarikh akhir, ditugaskan kepada satu atau lebih orang, dan diperiksa setelah selesai. Anda juga boleh membuat subtugas untuk membahagikan tugas menjadi bahagian yang lebih kecil, atau memberikan bahagian tugas yang berbeza kepada orang yang berbeza. Kami menggunakan tugas untuk perkara seperti catatan individu, halaman, atau isi kandungan lain, seperti catatan blog ini yang sedang anda baca.

Halaman projek WhoIsHostingThis.comHalaman projek WhoIsHostingThis.com.

Menggunakan Asana dengan Berkesan

Inilah cara kami memanfaatkan Asana sepenuhnya:

  • Kongsi garis panduan dengan pasukan kami. Sebagai contoh, kami meminta agar semua perbualan mengenai tugas sekarang berlaku di Asana dan bukannya e-mel dan kami mempunyai peraturan mengenai siapa yang bertanggungjawab untuk membuat dan memberikan tugas.
  • Gunakan penapis Gmail untuk menyusun e-mel Asana: pada mulanya, ahli pasukan mendapati mereka bergantung pada integrasi e-mel Asana untuk terus mengetahui perkara-perkara. Ini membantu membuat penapis untuk melabel e-mel dari Asana agar tidak mengumpulkan peti masuk anda.
  • Galakkan ahli pasukan untuk membiasakan diri dengan ciri Asana yang berguna seperti pintasan papan kekunci, mengikuti tugas yang tidak diberikan kepada mereka, menghubungkan dalam tugas, dan sebagainya.
  • Sebilangan besar ahli pasukan kami menggunakan aplikasi Asana untuk Android atau iOS ketika mereka sedang dalam perjalanan.
  • Minta ahli pasukan menyegerakkan tarikh akhir Asana ke kalendar Google atau iCalendar mereka agar tetap teratur dan mengikut jadual.

Mempelajari beberapa pintasan papan kekunci dapat menjadikan Asana lebih bergunaMempelajari beberapa pintasan papan kekunci dapat menjadikan Asana lebih berguna.

Kata Laluan: Sehari dalam Kehidupan

Untuk memberi anda idea tentang bagaimana kami sebenarnya menggunakan Asana, berikut adalah beberapa kenyataan dari kru kami.

Penyunting

Tanggungjawab utama saya adalah menyibukkan semua penulis. Asana mempermudah proses ini kerana saya dapat melihat dengan tepat tugas apa yang mereka jalani. Ini membolehkan saya memastikan mereka sentiasa lengkap dengan perkara baru untuk dilakukan agar tidak ada waktu henti setelah mereka menyelesaikan satu atau lebih tugas.

Saya mendapat aliran projek berterusan yang saya gunakan untuk membuat tugas Asana. Saya menetapkan tarikh akhir untuk mereka dan kemudian memberikannya kepada penulis berdasarkan kemahiran dan ketersediaan mereka. Sekiranya penulis mempunyai pertanyaan atau idea, mereka menambahkannya ke tugas, dan saya akan diberi tahu secara automatik. Di sisi lain, jika saya perlu menambahkan penjelasan atau memberikan sedikit dorongan, saya dapat melakukan itu dan mengetahui bahawa penulis akan melihatnya.

Apabila penulis selesai dengan tugas, mereka menyerahkannya kembali kepada saya. Saya kemudian mengeditnya. Dalam kes yang jarang berlaku, saya perlu menghantarnya semula kepada penulis untuk perubahan. Tetapi selalunya, saya menerbitkan dokumen tersebut. Kemudian saya menyerahkannya kepada penyelia langsung saya yang bertindak sebagai pemeriksaan terakhir terhadap kandungan dan menandakan tugas selesai.

Asana benar-benar menjadikan hidup saya lebih mudah. Pada bila-bila masa, terdapat puluhan tugas yang sedang berjalan dan saya tidak dapat memastikan semuanya teratur. Dengan Asana, tiada tugas yang hilang. Dan semuanya didokumentasikan sepenuhnya sekiranya masalah timbul.

Penulis

Penulisan bebas boleh menjadi sukar hanya pada peringkat pengurusan. Saya biasanya mengusahakan lima hingga sepuluh projek sekaligus. Dengan Asana, saya selalu tahu apa yang perlu saya lakukan – dan bila ia perlu dilakukan.

Tugas hanya muncul dalam senarai tugas saya. Mereka menyertakan penerangan tentang tugas dan kapan perlu diselesaikan. Semua yang saya bincangkan mengenai tugas itu terletak di satu tempat, jadi saya tidak perlu mencari-cari catatan yang berkaitan dengan pelbagai projek saya. Lebih-lebih lagi, saya mendapat peringatan e-mel tentang mendekati tarikh akhir. Ini sangat membantu saya mengatur masa saya.

Saya juga suka bagaimana rasanya keseluruhan permainan “kentang panas.” Seorang editor memberi saya tugas dan saya ingin melihat seberapa cepat saya dapat menyerahkannya kembali kepada mereka. Saya cuba menghapuskan senarai tugas saya – tetapi saya masih belum dapat menguruskannya.

Asana Membolehkan Kami Menghubungkan Kumpulan Beragam

Di WhoIsHostingThis.com, pasukan kami tersebar di seluruh dunia. Walaupun ramai di antara kita tidak pernah bertemu secara langsung, kita dapat terus berada di puncak semua projek kita tanpa satu perjumpaan menggunakan Asana!

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map