Cara Menulis E-mel yang Lebih Baik

Pendedahan: Sokongan anda membantu mengekalkan laman web ini! Kami memperoleh bayaran rujukan untuk beberapa perkhidmatan yang kami cadangkan di halaman ini.


Cara Menulis E-mel yang Lebih Baik

Pernah merasa seperti menghabiskan separuh hari anda untuk menjawab e-mel?

Perasaan itu mungkin lebih dekat dengan kebenaran daripada yang anda fikirkan: Rata-rata pekerja menghabiskan 13 jam seminggu untuk membaca, mengurus, dan menjawab e-mel. Ini bermakna anda boleh menghabiskan hampir sepertiga keseluruhan minggu kerja melalui e-mel!

Cuba lacak jumlah masa yang anda habiskan untuk e-mel setiap hari, dan anda mungkin akan terkejut dengan berapa banyak masa yang anda harapkan.

Tetapi mengurangkan masa yang anda habiskan untuk e-mel tidak begitu mudah. E-mel adalah pertempuran yang tidak pernah berakhir; sepertinya untuk setiap e-mel yang anda hapus atau arkibkan, 10 lagi muncul untuk menggantikannya. Dan walaupun anda berjaya masuk ke peti masuk sifar, anda boleh mengandalkannya penuh lagi pada keesokan harinya.

Sangat mudah untuk berhenti berlangganan semua kekacauan e-mel yang tidak anda perlukan (simpan buletin, kemas kini rangkaian sosial yang tidak berkesudahan, langganan blog), tetapi selalunya itu hanyalah sebahagian kecil daripada e-mel kami.

Pada masa kini, ramai di antara kita menggunakan e-mel sebagai bentuk komunikasi utama kita – terutamanya ketika anda seorang juruweb dan menjalankan perniagaan anda dalam talian. E-mel adalah bentuk komunikasi yang ideal: mengurangkan mesyuarat, menjimatkan kertas, dan membuat rakaman setiap perbualan. Apabila anda berusaha mengurangkan e-mel perniagaan atau perniagaan, anda mungkin merasa kecewa kerana mendapati kebanyakan dari mereka sebenarnya diperlukan, atau sekurang-kurangnya lebih baik daripada alternatif.

Tetapi ada cara untuk melancarkan proses tersebut sehingga anda dapat memperoleh kembali beberapa yang berharga 13 jam seminggu.

Bayangkan berapa banyak masa yang anda dapat jimatkan jika setiap e-mel yang anda terima terhad kepada lima ayat? Atau, paling tidak, jika setiap baris subjek mengatakan apa yang terdapat dalam e-mel?

Lihat lebih banyak petua di bawah mengenai cara mengurus e-mel anda dengan lebih berkesan, dan anda akan terkejut dengan berapa banyak masa yang dapat anda jimatkan.

WIHT - Cara menulis-lebih baik-e-mel

Cara Menulis E-mel yang Lebih Baik

Terdapat kira-kira 3.9 bilion akaun e-mel di seluruh dunia pada tahun 2013. Sebilangan besar e-mel harian berasal dari surat-menyurat perniagaan, merangkumi lebih dari 100 bilion e-mel yang dihantar dan diterima setiap hari. Sebagai bentuk komunikasi utama dalam dunia perniagaan, penting untuk mengetahui cara menggunakannya dengan berkesan.

Apa Yang Alamat E-mel Anda Mengenai Anda

Kepada berbilion orang asing di Internet, alamat e-mel anda adalah identiti anda.

  • Bagi orang biasa, tidak ada yang salah dengan:
    • Melekat pada alamat e-mel yang sama selama beberapa dekad.
    • Menggunakan alamat e-mel percuma standard dari:
      • AOL®
      • Gmail®
      • Hotmail / Live®
      • Outlook®
  • Bagi pemilik perniagaan kecil, mempunyai alamat e-mel di domain anda sendiri adalah penting untuk diberi perhatian serius.
    • Gunakan Google Apps for Business untuk mengatur Gmail dengan domain Anda sendiri.
      • Semasa mendaftar, anda mengisi maklumat anda dan memilih:
        • “Gunakan domain yang sudah saya miliki.”
        • Masukkan nama domain.
      • Buat akaun. Terima syarat dan daftar.
        • Contoh: [dilindungi e-mel]
      • Mulakan proses verifikasi domain, dengan butang “Start Setup”.
        • Ikuti arahan di skrin untuk mengesahkan domain anda.
      • Tukar MX (pelayan mel) ke perkhidmatan Google.
        • Google mempunyai arahan untuk pelbagai hos domain. Sekiranya anda tidak ada dalam senarai, pilih “Lain-lain”.
        • Hubungi hos anda untuk mendapatkan bantuan mendapatkan maklumat yang diperlukan, jika anda tidak pasti bagaimana melakukannya.
        • Google memberikan arahan langkah demi langkah untuk membantu anda melalui proses itu juga.

Apa Kata Emel Anda Mengenai Anda

  • Subjek: Pastikan baris subjek pendek dan tepat.
    • Gunakan kata kunci logik dalam baris subjek.
    • 35% penerima e-mel memilih untuk membuka atau tidak berdasarkan e-mel berdasarkan subjek sahaja.
    • Contoh:
      • Status Akaun Nama Syarikat Anda
      • Temujanji untuk Dr. Klein pada 8 Jun
      • Invois untuk Jun 2014, Nama Syarikat
    • Sebutkan e-mel itu atau tulis baris menarik untuk mendorong seseorang membukanya.
  • Kandungan: Anda telah mencapai tahap yang cukup jauh jika anda mendapat seseorang untuk membuka e-mel anda, jadi jangan merosakkannya dengan kandungan yang buruk.
    • Pastikan e-mel pendek dan terus.
      • 47% e-mel dibuka pada peranti mudah alih.
      • 30% pengguna kini membaca e-mel secara eksklusif pada peranti mudah alih.
      • 68% e-mel Yahoo® dan Gmail® dibuka pada peranti mudah alih.
        • Skrin yang lebih kecil mempengaruhi kebolehbacaan.
      • Jangan katakan lebih banyak daripada yang anda perlu katakan.
        • Prinsip praktiknya adalah kira-kira 150 perkataan.
        • Periksa e-mel anda dengan sentenc.es
          • Ini menyimpan e-mel anda dengan lima ayat atau kurang.
        • E-mel mengambil 28% dari waktu pekerja pada siang hari, menjadikannya aktiviti kedua yang paling memakan masa.
          • Rata-rata pekerja korporat menghantar dan menerima 105 e-mel setiap hari.
    • Tulis dengan ringkas, dengan tatabahasa yang betul.
  • Tandatangan: Ini dilampirkan di bahagian bawah semua e-mel yang anda hantar. Sertakan:
    • Nama awak
    • Kedudukan anda
    • Maklumat hubungan anda
      • Alamat
      • Nombor telefon
      • Waktu pejabat
      • Maklumat hubungan media sosial

Petua untuk E-mel yang Lebih Baik

  • Balas dengan pantas.
    • Anda tidak perlu hidup dan mati melalui kotak e-mel anda, tetapi apabila sesuatu yang penting, jangan biarkan ia berada di dalam kotak e-mel anda terlalu lama.
      • Sasarkan dasar tindak balas 24 jam.
    • Sekiranya anda memerlukan lebih banyak masa untuk mengatasi masalah ini, adalah sopan untuk menghantar kembali mesej cepat.
      • Contoh: “Saya menerima e-mel anda; Saya sedang mengusahakannya dan akan membalas dengan lebih terperinci kemudian. Terima kasih! “
  • Baca semula sebelum menghantar. Dua kali.
    • Ini akan membantu anda menangkap kesalahan ketik dan memastikan anda menangani semua perkara.
      • Pemeriksaan ejaan tidak selalu mencukupi.
  • Tulis dengan nada hormat.
    • Jangan gunakan emoticon, kecuali anda mengenali orang itu dengan baik, dan tahu anda boleh menggunakan gaya santai.
    • Elakkan menulis dengan cara anda bercakap.
      • Gunakan nada formal.
  • Berhati-hati dengan Balas Semua, CC dan BCC. Pastikan anda hanya menghantar mesej kepada orang yang anda ingin menerimanya.
    • Gunakan Membalas semua bila:
      • Cuba mengatur pertemuan dengan beberapa orang dan semua orang perlu mengetahui ketersediaan orang lain.
        • Elakkan menggunakan Balas Semua untuk memberi tahu orang apa yang anda lakukan.
        • Jangan gunakan ciri ini melainkan anda semestinya banyak orang menganggapnya menjengkelkan dan berlebihan.
          • Banyak orang akan membalas balasan semua, jadi semua mesej dari semua orang di utas akan masuk ke semua orang, kotak e-mel tersumbat.
    • Gunakan CC apabila anda perlu mengatakan “FYI.”
      • Apabila anda menyukai seseorang, anda tidak mengharapkan tindakan dari pihaknya. Anda hanya memberitahu mereka apa yang sedang berlaku.
    • Gunakan BCC bila:
      • Menghantar e-mel pukal dan anda tidak mahu alamat e-mel semua orang kelihatan di baris Kepada atau CC
    • Sekiranya anda menggunakan e-mel BBC, jangan sekali-kali menggunakan fungsi balas semua.
  • Hantar peringatan.
    • E-mel hilang, dikuburkan, dan dihapus secara tidak sengaja.
    • Tidak apa-apa untuk menghantar peringatan cepat sekiranya penerima tidak memberi respons dalam jangka masa yang munasabah.
      • Balas e-mel asal yang anda hantar.
        • Contoh: “Halo, saya hanya menindaklanjuti untuk memastikan anda menerima e-mel terakhir saya. Beritahu saya jika anda mempunyai sebarang pertanyaan. Terima kasih! “
      • Sekiranya masalah tidak mendesak, tunggu seminggu penuh sebelum menghantar e-mel peringatan.
  • Mulakan utas subjek baru jika perbualan e-mel mula terlalu lama.
    • Anda boleh mengedit baris subjek sebelum anda menghantar mesej.
    • Sekiranya perbualan berubah, subjek harus berubah secara semula jadi dengannya.
  • Jangan terlalu berkomunikasi.
    • Sekiranya anda menjangkakan masalah yang anda hantarkan melalui email memerlukan banyak komunikasi berulang-alik, lebih baik beralih ke pesanan segera (IM) atau telefon.
    • E-mel mungkin tidak selamat seperti yang anda mahukan, jadi jangan tulis apa-apa di sana yang anda tidak mahu menjadi umum.

Apabila anda tidak dapat bercakap secara bersemuka, e-mel banyak menyebut tentang siapa anda. Pastikan anda menghantar mesej yang betul dengan mesej anda.

Sumber

  • Laporan Statistik E-mel, 2013-2017 – radicati.com
  • Apa Kata E-mel Anda Mengenai Anda? – news.yahoo.com
  • Sediakan Gmail untuk Domain Anda Sendiri – coffeecup.com
  • Sediakan MX Records – support.google.com
  • 15 Statistik E-mel yang Membentuk Masa Depan – convinceandconvert.com
  • Gambaran Keseluruhan Statistik E-mel Mudah Alih – emailmonday.com
  • E-mel Mengambil 28% Masa Pekerja – mashable.com
  • lima.sentenc.es – lima.sentenc.es
  • 5 Cara Mudah Menulis E-mel yang Lebih Baik – inc.com
  • 7 Petua Menulis E-mel yang Lebih Baik – insidehighered.com
  • Menulis E-mel Berkesan – mindtools.com
Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map