Cara Menulis Email yang Lebih Baik

Penyingkapan: Dukungan Anda membantu menjaga situs tetap berjalan! Kami mendapatkan biaya referensi untuk beberapa layanan yang kami rekomendasikan pada halaman ini.


Cara Menulis Email yang Lebih Baik

Pernah merasa seperti Anda menghabiskan setengah hari Anda menjawab email?

Perasaan itu mungkin lebih dekat dengan kebenaran daripada yang Anda pikirkan: Pekerja rata-rata menghabiskan 13 jam per minggu membaca, mengelola, dan menanggapi email. Itu berarti Anda bisa menghabiskan hampir sepertiga dari seluruh minggu kerja di email!

Coba lacak jumlah waktu yang Anda habiskan untuk email setiap hari, dan Anda mungkin akan kaget dengan berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk Anda.

Tetapi mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk email tidaklah mudah. Email adalah pertempuran tanpa akhir; sepertinya untuk setiap email yang Anda hapus atau arsipkan, 10 lagi muncul untuk menggantikannya. Dan bahkan jika Anda berhasil masuk ke kotak masuk nol, Anda dapat mengandalkannya kembali penuh keesokan paginya.

Sangat mudah untuk berhenti berlangganan semua kekacauan email yang tidak Anda butuhkan (menyimpan buletin, pembaruan jejaring sosial tanpa akhir, berlangganan blog), tetapi itu sering kali hanya sebagian kecil dari email kami.

Saat ini, banyak dari kita menggunakan email sebagai bentuk komunikasi utama kami – terutama ketika Anda seorang webmaster dan menjalankan bisnis Anda secara online. Email adalah bentuk komunikasi yang ideal: menghemat rapat, menyimpan kertas, dan membuat catatan setiap percakapan. Ketika Anda mencoba mengurangi email bisnis atau kantor, Anda mungkin kecewa mendapati bahwa sebagian besar dari mereka sebenarnya diperlukan, atau setidaknya lebih baik daripada alternatifnya..

Tetapi ada beberapa cara untuk memperlancar proses ini sehingga Anda dapat memperoleh kembali beberapa dari 13 jam yang berharga itu seminggu.

Bayangkan berapa banyak waktu yang bisa Anda hemat jika setiap email yang Anda terima dibatasi hingga lima kalimat? Atau, paling tidak, jika setiap baris subjek mengatakan persis apa yang terkandung dalam email tersebut?

Lihat lebih banyak tip di bawah ini tentang cara mengelola email Anda lebih efisien, dan Anda akan terkejut dengan berapa banyak waktu yang dapat Anda hemat.

WIHT - Cara menulis email yang lebih baik

Cara Menulis Email yang Lebih Baik

Diperkirakan ada 3,9 miliar akun email di seluruh dunia pada tahun 2013. Mayoritas email harian berasal dari korespondensi bisnis, yang mencakup lebih dari 100 miliar email yang dikirim dan diterima setiap hari. Sebagai bentuk komunikasi utama di dunia bisnis, penting untuk mengetahui cara menggunakannya secara efektif.

Apa Kata Alamat Email Anda Tentang Anda

Bagi miliaran orang asing di Internet, alamat email Anda adalah identitas Anda.

  • Bagi kebanyakan orang, tidak ada yang salah dengan:
    • Menempel alamat email yang sama selama beberapa dekade.
    • Menggunakan alamat email gratis standar dari:
      • AOL®
      • Gmail®
      • Hotmail / Live®
      • Outlook®
  • Untuk pemilik usaha kecil, memiliki alamat email di domain Anda sendiri adalah penting untuk dianggap serius.
    • Gunakan Google Apps for Business untuk mengatur Gmail dengan domain Anda sendiri.
      • Saat mendaftar, Anda mengisi informasi Anda, dan memilih:
        • “Gunakan domain yang sudah saya miliki.”
        • Masukkan nama domain.
      • Buat akun. Terima persyaratan dan daftar.
        • Contoh: [dilindungi email]
      • Mulai proses verifikasi domain, dengan tombol “Mulai Pengaturan”.
        • Ikuti petunjuk di layar untuk memverifikasi domain Anda.
      • Ubah MX (server surat) ke layanan Google.
        • Google memiliki instruksi untuk beberapa host domain. Jika milik Anda tidak ada dalam daftar, pilih, “Lainnya.”
        • Hubungi tuan rumah Anda untuk mendapatkan informasi yang diperlukan, jika Anda tidak yakin bagaimana cara melakukannya.
        • Google menyediakan petunjuk langkah demi langkah untuk membantu Anda melalui proses juga.

Apa Kata Email Anda tentang Anda

  • Subyek: Jaga agar baris subjek tetap pendek dan langsung ke intinya.
    • Gunakan kata kunci logis dalam baris subjek.
    • 35% penerima email memilih apakah akan membuka email berdasarkan subjek saja.
    • Contoh:
      • Status Akun Nama Perusahaan Anda
      • Pengangkatan untuk Dr. Klein pada 8 Juni
      • Faktur untuk Juni 2014, CompanyName
    • Katakan tentang email itu atau tulis baris yang menarik untuk mendorong seseorang membukanya.
  • Kandungan: Anda sudah cukup jauh jika Anda mendapatkan seseorang untuk membuka email Anda, jadi jangan rusak dengan konten yang buruk.
    • Buat email singkat dan langsung.
      • 47% email dibuka di perangkat seluler.
      • 30% konsumen sekarang membaca email secara eksklusif di perangkat seluler.
      • 68% dari email Yahoo® dan Gmail® dibuka di perangkat seluler.
        • Layar yang lebih kecil memengaruhi keterbacaan.
      • Jangan mengatakan lebih dari yang Anda perlu katakan.
        • Aturan praktis adalah sekitar 150 kata.
        • Periksa email Anda dengan sentenc.es
          • Ini menjaga email Anda di lima kalimat atau kurang.
        • Email memakan 28% dari waktu pekerja di siang hari, menjadikannya aktivitas yang paling memakan waktu kedua.
          • Pekerja korporasi rata-rata mengirim dan menerima 105 email per hari.
    • Menulis singkat, dengan tata bahasa yang tepat.
  • Tanda tangan: Ini terlampir di bagian bawah semua email yang Anda kirim. Termasuk:
    • Namamu
    • Posisi kamu
    • Informasi Kontak Anda
      • Alamat
      • Nomor telepon
      • Jam kerja
      • Informasi kontak media sosial

Kiat untuk Email yang Lebih Baik

  • Balas dengan cepat.
    • Anda tidak harus hidup dan mati di kotak email Anda, tetapi ketika sesuatu yang penting, jangan biarkan itu duduk di kotak email Anda terlalu lama.
      • Bertujuan untuk kebijakan respons 24 jam.
    • Jika Anda membutuhkan lebih banyak waktu untuk mengatasi masalah ini, sopan mengirim kembali pesan singkat.
      • Contoh: “Saya menerima email Anda; Saya sedang mengerjakannya dan akan membalas lebih detail nanti. Terima kasih!”
  • Baca kembali sebelum mengirim. Dua kali.
    • Ini akan membantu Anda menangkap kesalahan pengetikan dan memastikan Anda telah menangani semuanya.
      • Pemeriksaan ejaan tidak selalu cukup.
  • Tulis dengan nada hormat.
    • Jangan gunakan emotikon, kecuali jika Anda mengenal orang itu dengan sangat baik, dan tahu Anda bisa menggunakan gaya yang santai.
    • Hindari menulis bagaimana Anda berbicara.
      • Gunakan nada formal.
  • Waspadai Balas Semua, CC, dan BCC. Pastikan Anda mengirim pesan hanya kepada orang yang ingin Anda terima.
    • Menggunakan Membalas semua kapan:
      • Mencoba mengatur pertemuan dengan beberapa orang dan semua orang perlu mengetahui ketersediaan orang lain.
        • Hindari menggunakan Balas Semua untuk membuat orang lain tahu apa yang Anda lakukan.
        • Jangan gunakan fitur ini kecuali Anda benar-benar harus karena banyak orang merasa menjengkelkan dan digunakan secara berlebihan.
          • Banyak orang akan membalas semua balasan, jadi semua pesan dari semua orang di utas akan pergi ke semua orang, menyumbat kotak email.
    • Menggunakan CC ketika Anda perlu mengatakan “FYI.”
      • Saat Anda CC seseorang, Anda tidak mengharapkan tindakan di pihak mereka. Anda hanya memberi tahu mereka apa yang sedang terjadi.
    • Menggunakan BCC kapan:
      • Mengirim email massal dan Anda tidak ingin alamat email semua orang terlihat di baris Kepada atau CC
    • Jika Anda BBC di surel, jangan pernah gunakan fungsi balas semua.
  • Kirim pengingat.
    • Email hilang, terkubur, dan terhapus secara tidak sengaja.
    • Tidak apa-apa untuk mengirim pengingat cepat jika penerima belum merespons dalam waktu yang wajar.
      • Membalas email asli yang Anda kirim.
        • Contoh: “Halo, saya hanya menindaklanjuti untuk memastikan Anda menerima email terakhir saya. Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan. Terima kasih!”
      • Jika masalah tidak mendesak, tunggu seminggu penuh sebelum mengirim email pengingat.
  • Mulai utas subjek baru jika percakapan email mulai terlalu lama.
    • Anda dapat mengedit baris subjek sebelum Anda mengirim pesan.
    • Jika percakapan berubah, subjek harus berubah secara alami dengannya.
  • Jangan terlalu berkomunikasi.
    • Jika Anda mengantisipasi masalah yang Anda kirimi email akan memerlukan banyak komunikasi bolak-balik, yang terbaik adalah beralih ke pesan instan (IM) atau telepon.
    • Email mungkin tidak seaman yang Anda inginkan, jadi jangan menulis apa pun di sana Anda tidak ingin menjadi publik.

Saat Anda tidak dapat berbicara tatap muka, email berbicara banyak tentang siapa Anda. Pastikan Anda mengirim pesan yang benar dengan pesan Anda.

Sumber

  • Laporan Statistik Email, 2013-2017 – radicati.com
  • Apa Kata Email Anda tentang Anda? – news.yahoo.com
  • Siapkan Gmail untuk Domain Anda Sendiri – coffeecup.com
  • Menyiapkan Data MX – support.google.com
  • 15 Statistik Email Yang Membentuk Masa Depan – convinceandconvert.com
  • Ikhtisar Statistik Email Seluler Tertinggi – emailmonday.com
  • Email Memakan 28% Waktu Pekerja – mashable.com
  • five.sentenc.es – five.sentenc.es
  • 5 Cara Mudah Menulis Email Lebih Baik – inc.com
  • 7 Tips Untuk Menulis Email Lebih Baik – insidehighered.com
  • Menulis Email yang Efektif – mindtools.com
Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map