Kako napisati bolje e-poruke

Objava: Vaša podrška pomaže održavanju web mjesta! Naplaćujemo naknadu za preporuku za neke usluge koje preporučamo na ovoj stranici.


Kako napisati bolje e-poruke

Ikad osjećate kao da pola dana provodite u odgovoru na e-poruke?

Taj bi osjećaj mogao biti bliži istini nego što mislite: Prosječni radnik provodi 13 sati tjedno čitajući, upravljajući i odgovajući na e-poruke. To znači da biste mogli trošiti gotovo trećinu čitavog radnog tjedna na e-poštu!

Pokušajte pratiti koliko vremena dnevno provedete e-poštom, a vjerojatno ćete biti šokirani koliko vas košta.

Ali smanjiti vrijeme koje trošite na e-poštu nije tako jednostavno. E-pošta je neprestana bitka; čini se da će se, kao i za svaku poruku e-pošte koju izbrišete ili arhivirate, pojaviti još 10 da bi zauzeli svoje mjesto. Čak i ako uspijete doći do mape pristigle pošte, možete računati da će je sljedećeg jutra ponovo ispuniti.

Lako se odjavite za pretjeranu e-poštu koja vam nije potrebna (pohranite biltene, beskrajna ažuriranja na društvenim mrežama, pretplate na blogove), ali to su često samo mali dio naših poruka e-pošte.

U današnje vrijeme mnogi od nas koriste e-poštu kao naš osnovni oblik komunikacije, posebno kada ste webmaster i vodite svoje poslovanje na mreži. E-pošta je idealan oblik komunikacije: smanjuje sastanke, štedi papir i stvara zapis svakog razgovora. Kada pokušavate smanjiti poslovnu ili poslovnu e-poštu, možda ćete biti zatečeni kada otkrijete kako je većina njih zapravo potrebna ili barem bolja od alternative.

Ali postoje načini kako pojednostaviti postupak tako da možete povratiti neke od tih dragocjenih 13 sati tjedno.

Zamislite koliko biste vremena mogli uštedjeti kad bi svaka primljena poruka e-pošte bila ograničena na pet rečenica? Ili u najmanju ruku, ako je svaki naslov teme točno rekao što sadrži e-pošta?

Provjerite dodatne savjete u nastavku kako učinkovitije upravljati e-poštom i bit ćete šokirani koliko vremena možete uštedjeti.

WIHT - Kako napisati-bolje-e-poruke

Kako napisati bolje e-poruke

U 2013. godini procijenjeno je 3,9 milijardi računa e-pošte širom svijeta. Većina dnevnih poruka e-pošte potiče se iz poslovne korespondencije koja čini više od 100 milijardi e-poruka koje se šalju i primaju svaki dan. Kao glavni oblik komunikacije u poslovnom svijetu, važno je znati kako ga učinkovito koristiti.

Što vaša adresa e-pošte kaže o vama

Za milijarde stranaca na Internetu, vaša je adresa e-pošte vaš identitet.

  • Za prosječnu osobu nema ništa loše:
    • Držeći se iste adrese e-pošte desetljećima.
    • Korištenje standardne besplatne adrese e-pošte od:
      • AOL®
      • Gmail®
      • Hotmail / Live®
      • Outlook
  • Za vlasnika male tvrtke važno je shvatiti ozbiljno imati e-adresu na vlastitoj domeni.
    • Upotrijebite Google Apps for Business da biste postavili Gmail sa svojom domenom.
      • Prilikom prijave ispunite svoje podatke i odaberete:
        • “Koristite domenu koju već posjedujem.”
        • Unesite naziv domene.
      • Stvorite račun. Prihvatite uvjete i prijavite se.
        • Primjer: [E zaštićeni]
      • Započnite postupak provjere domene pomoću gumba “Start Setup”.
        • Slijedite upute na zaslonu da biste potvrdili svoju domenu.
      • Promijenite MX (poslužitelje e-pošte) u Googleove usluge.
        • Google ima upute za više domaćina domena. Ako vaš nije na popisu, odaberite “Ostalo”.
        • Ako niste sigurni kako to učiniti, kontaktirajte svog domaćina radi dobivanja potrebnih podataka.
        • Google vam pruža detaljne upute za pomoć i kroz postupak.

Što vaše e-poruke kažu o vama

  • predmet: Držite crte predmeta kratkim i do točkama.

    • Koristite logičke ključne riječi u retcima predmeta.
    • 35% primatelja e-pošte bira hoće li ili ne otvoriti poruku e-pošte samo na temu.
    • Primjeri:

      • Status računa vašeg imena tvrtke
      • Imenovanje za doktora Kleina 8. lipnja
      • Račun za lipanj 2014., CompanyName
    • Recite o čemu se radi u e-pošti ili napišite primamljivu liniju da biste nekoga potaknuli da je otvori.
  • Sadržaj: Dosta ste stigli ako ste nekoga nagovorili da otvori vašu e-poštu, pa je nemojte pokvariti s lošim sadržajem.

    • Neka e-poruke budu kratke i izravne.
      • 47% e-pošte otvara se na mobilnom uređaju.
      • 30% potrošača sada čita e-poštu isključivo na mobilnom uređaju.
      • 68% Yahoo® i Gmail® e-pošte otvara se na mobilnom uređaju.
        • Manji zasloni utječu na čitljivost.
      • Ne govori više nego što moraš reći.
        • Pravilo veličine oko 150 riječi.
        • Provjerite svoje e-poruke sa sentenc.es
          • To zadržava vaše e-poruke na pet rečenica ili manje.
        • E-pošta zauzima 28% radnika tijekom dana, što je čini drugu aktivnost koja oduzima najviše vremena.
          • Prosječni korporativni radnik dnevno šalje i prima 105 e-poruka.
    • Pišite sažeto, uz pravilnu gramatiku.
  • Potpis: Ovo je priloženo pri dnu svih poruka e-pošte koje šaljete. uključuju:

    • Tvoje ime
    • Tvoja pozicija
    • Vaši podaci za kontakt
      • Adresa
      • Broj telefona
      • Radno vrijeme
      • Podaci za kontakt na društvenim medijima

Savjeti za bolju e-poštu

  • Odgovorite brzo.
    • Ne morate živjeti i umrijeti od svojeg okvira za e-poštu, ali kada je nešto važno, nemojte dopustiti da predugo sjedi u vašoj e-pošti.
      • Cilj je pravila o odgovorima od 24 sata.
    • Ako vam treba više vremena za rješavanje problema, uljudno je poslati brzu poruku natrag.
      • Primjer: „Primio sam vašu e-poštu; Radim na tome, a detaljnije ću odgovoriti kasnije. Hvala!”
  • Pročitajte prije slanja. Dvaput.
    • To će vam pomoći da unesete pogrešake pri upisu i osigurate da se obratite svemu.
      • Provjera pravopisa nije uvijek dovoljna.
  • Pišite respektabilnim tonom.
    • Ne upotrebljavajte emotikone, osim ako ne poznajete osobu vrlo dobro i znate da možete koristiti opušteni stil.
    • Izbjegavajte da pišete samo kako govorite.
      • Upotrijebite formalni ton.
  • Imajte na umu Odgovori svih, CC i BCC. Obavezno šaljite poruku samo osobama koje je namjeravate primiti.
    • Koristiti Odgovori svima kada:
      • Pokušavajući uspostaviti sastanak s nekoliko ljudi i svi moraju znati dostupnost svih ostalih.
        • Izbjegavajte korištenje Odgovori svima da biste obavijestili ljude što radite.
        • Nemojte upotrebljavati ovu značajku osim ako apsolutno ne morate što više ljudi učiniti neugodnim i pretjeranim.
          • Mnogi će odgovoriti na sve odgovore, tako da će sve poruke svih iz teme otići svima, začepljujući kutije e-pošte.
    • Koristiti CC kada trebate reći “FYI.”
      • Kad nekoga CC-ate, ne očekujete djelovanje s njegove strane. Jednostavno im dajete do znanja da se događa.
    • Koristiti BCC kada:
      • Slanje skupno e-pošte i ne želite da sve adrese e-pošte budu vidljive u retku Za ili CC
    • Ako ste BBC-u na e-poruci, nikad ne koristite funkciju odgovori na sve.
  • Pošaljite podsjetnike.
    • E-poruke se gube, zakopavaju i slučajno brišu.
    • U redu je poslati brzi podsjetnik ako primatelj nije odgovorio u razumnom roku.
      • Odgovorite na izvorni e-mail koji ste poslali.
        • Primjer: “Pozdrav. Samo pratim kako bi ste dobili moju posljednju poruku e-pošte. Javite mi ako imate bilo kakvih pitanja. Hvala!”
      • Ako problem nije hitan, pričekajte cijeli tjedan prije nego što pošaljete e-poštu s podsjetnikom.
  • Ako razgovori e-poštom predugo traju, pokrenite novu temu.
    • Redak predmeta možete urediti prije nego što pošaljete poruku.
    • Ako se razgovor promijeni, tema bi se trebala prirodno promijeniti s njim.
  • Nemojte previše komunicirati.
    • Ako pretpostavljate da će problem zbog kojeg šaljete e-poštu zahtijevati puno komunikacije napred i nazad, najbolje je okrenuti se trenutačnim porukama (IM) ili telefonu.
    • E-pošta možda nije sigurna koliko želite, pa tamo nemojte pisati ništa što ne biste željeli postati javno.

Kada ne možete razgovarati licem u lice, e-poštom govori mnogo o tome tko ste. Obavezno s pravom šaljete pravu poruku.

izvori

  • Izvještaj o statistici e-pošte, 2013-2017 – radicati.com
  • Što vaš e-mail kaže o vama? – vijesti.yahoo.com
  • Postavljanje Gmaila za vlastiti domen – coffeecup.com
  • Postavljanje MX zapisa – support.google.com
  • 15 Statistike e-pošte koje oblikuju budućnost – uvjeriteandconvert.com
  • Pregled najkraćih podataka o mobilnoj pošti – emailmonday.com
  • E-pošta zauzima 28% radničkog vremena – mashable.com
  • pet.sentenc.es – pet.sentenc.es
  • 5 jednostavnih načina za pisanje bolje e-pošte – inc.com
  • 7 savjeta za pisanje boljih poruka e-pošte – insidehighered.com
  • Pisanje učinkovitih poruka e-pošte – mindtools.com
Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me