Handbók Lazy Geek til að útvista öllu [Infographic]

Birting: Stuðningur þinn hjálpar til við að halda vefnum í gangi! Við þénum tilvísunargjald fyrir sumar þjónusturnar sem við mælum með á þessari síðu.


Handbók Lazy Geek um útvistun alls

Hugmyndin um að úthluta verkefnum til aðstoðarmanns eða jafnvel útvistun til annars fyrirtækis hefur verið til staðar að eilífu.

Það sem hefur breyst á internetaldri er framboð þessara tíma sparnaðaraðgerða fyrir lítil fyrirtæki og jafnvel sólóprenör með minni fjárhagsáætlunum. Bloggarar og litlir útgefendur vefsíðna hafa fleiri möguleika en nokkru sinni áður til að vinna úr verkefnum og ná aftur meiri stjórn á tíma sínum – og lífi sínu.

Hvað er klukkutími af tíma þínum virði fyrir þig? Hugsaðu um hvernig þú gætir eytt þessum tíma annars ef þú þarft ekki að nota það til að athuga tölvupóst eða hringja. Hvað ef þú gætir falið einhverjum annað eins og að finna réttan vefþjónusta eða halda samfélagsmiðlinum þínum uppfærðum??

Möguleiki er á því að afla meiri tekna ef þú vinnur að fyrirtækinu þínu en ekki í því. Eða það er önnur klukkustund sem þú gætir eytt með börnunum þínum eða náð þér í lesturinn. Málið er að þú færð miklu meira til baka en þú eyðir.

Jú, sum forrit og hugbúnaður kostar peninga og enginn raunverulegur aðstoðarmaður (VA) virkar ókeypis. En það er ekki stranglega spurning um að spara peninga. Það snýst um að fá arð af fjárfestingunni þinni.

Lykillinn að því að spara bæði peninga og tíma með VA er að forgangsraða. Finndu verkefnin sem þú hefur forgangsverkefni og gerðu þau fyrstu hlutina sem þú lætur af hendi. Finndu síðan þá hluti sem eru mikilvægir en tímafrekir og spurðu hvort þeir noti tíma þinn best. Getur VA þinn séð um innheimtu? Gæta þess að hýsingarreikning vefsíðunnar þinnar og skipulag? Hafa umsjón með reikningum á samfélagsmiðlum?

Þrír mikilvægir þættir fyrirtækisins, eflaust. En í stað þess að innheimta núverandi viðskiptavini þína, getur þú verið að byggja upp tengsl við nýja. Í staðinn fyrir að leita að hýsingaraðila, gætirðu verið að búa til efni fyrir nýju síðuna þína. Í stað þess að tweeta geturðu verið að klára verkefni viðskiptavinarins.

Útvistun getur jafnvel náð utan fyrirtækis þíns og inn í daglegt líf þitt. Þjónusta er til sem mun sjá um matvöruverslun þína, skrifa út þakkarkort (gott fyrir bæði viðskiptasambönd og persónuleg sambönd) og jafnvel skila innkaupum fyrir þig. Til að viðhalda öryggi og vernda friðhelgi þína, gera margar af þessum þjónustum bakgrunnsskoðun á starfsmönnum sínum, svo vertu viss um að velja virtur.

Áður en þú vísar frá hugmyndinni um útvistun, hugsaðu um hvað þú getur fengið af því að eyða tíma þínum í meira virði – og arðbæran – iðju. Þá mun stærsta spurning þín verða hvað á að gera við nýfundið frelsi þitt.

The Lazy Geek’s Leiðbeiningar um útvistun alls

Við’langar mig til að hugsa um að við getum gert þetta allt, en með því að útvista verkefnum okkar í dag’getað einbeitt okkur að mikilvægri starfsemi eins og að skapa ný viðskipti, einbeita sér að heilsu okkar og eyða gæðatíma með ástvinum okkar. Til að hjálpa þér að gera líf þitt minna erilsamt, við’höfum tekið saman uppáhalds ráðin okkar, verkfærin og brellurnar til að nýta tíma þinn með því að láta einhvern annan gera allt fyrir þig … ja næstum allt.

Gullna reglan um útvistun á lífi þínu

Ef þú ert í vafa, fulltrúi. Prófaðu að keyra það og ef það virkar ekki skaltu snúa aftur. Margir vanmeta hversu mikið er hægt að framselja á áhrifaríkan hátt.

Sendu tölvupóst

Netfangið er 2. mest tímafrekar athafnir fyrir bandaríska starfsmenn.

28% af meðaltali vinnudagsins er eytt í tölvupósti – það’s 2,5 klukkustundir á dag og gerir það ekki’t fela í sér tíma utan vinnu.

Taktu ábendingu frá Tim Ferris, höfundi The Four Hour Work Week (fourhourworkweek.com), og notaðu sýndaraðstoðarmann þinn (VA) til að stjórna pósthólfinu þínu sem fyrsta tengilið.

Prófaðu forrit eins og SaneBox (sanebox.com) til að sía tölvupóstinn þinn sjálfkrafa og eyða ruslpósti og ómerkilegum skilaboðum.

Setja upp einfaldar forgangsreglur tölvupósts til að „útvista Gmail.“ Þannig fer þekkt tími að fara í möppuna „ekki aðkallandi“.

Búðu til tölvupóstsíur til að senda skilaboð um tiltekin efni í ákveðin möppur. Og notaðu annað netfang fyrir mismunandi verkefni.

Settu upp Rapportive (Rapportive.com) viðbætið eða Boomerang appið (boomeranggmail.com) til að minna þig á tölvupóst sem þú hefur enn ekki svarað.

Fræðdu tengiliði þína og VA um “Sáttmálinn um tölvupóst” (emailcharter.org/).

Tímasetningarfundir

Árið 2010 eyddi fólk að meðaltali í 7 eða fleiri klukkustundir á viku að samræma stefnumót.

Láttu VA þinn vera fyrsta símtalið til að ákvarða hvort hægt sé að meðhöndla málið í gegnum síma í stað fundar.

Íhugaðu að nota PowWowNow eða GoToMeeting fyrir sýndarfund til að forðast ferðalög ef þú verður að taka þátt.

Augliti til auglitis er síðasta verkefnið nema það sé sterk ástæða fyrir því (t.d. fundur viðskiptavina, mikilvægur félagi).

Láttu VA þinn nota Doodle.com til að finna dagsetningar sem munu virka fyrir alla þátttakendur.

Bókun ferðafyrirkomulags

Aldrei bókaðu sjálf / ur fyrir ferðalög nema í neyðartilvikum! Ferðaáætlun er fullkominn „ó ég missti allan daginn“ minn.

Notaðu FlightFox til að útvista ferðaskipulaginu. Eða treysta á VA þinn.

Notaðu Hipmunk.com eða Kayak.com til neyðarástands til að leita að flugi.

Skoðaðu forrit eins og HotelTonight og AirBNB’s „Tonight“ app fyrir gistingu ef þú verður að skipuleggja eitthvað sjálfur.

Ókeypis móttakaþjónusta sem hótel og nokkur kreditkort á borð við American Express bjóða upp á mun einfalda ferðareynslu þína.

Hringt

Láttu VA skjáinn hringja til að forðast óþarfa (og kostnaðarsamt) samtöl.

Aldrei gefðu út „alvöru“ númerið þitt til tengiliða eða sölumanna sem ekki eru treystir.

Notaðu símaver eins og AnswerConnect eða AllDayPA sem fyrsta tengilið. Afrit af tölvupósti er sent þannig að þú vitir hvort símtalið var mikilvægt.

Eða prófaðu app eins og Grasshopper (Grasshopper.com) til að búa til númer fyrir fyrirtækið þitt, taka upp kveðju, setja upp viðbætur fyrir deildir og starfsmenn og keyra það allt úr farsímanum þínum.

Prófaðu þjónustu eins og VoiceCloud (voicecloud.com) eða Yap (yapinc.com) til að afrita talhólfið þitt með tölvupósti eða SMS.

Að verða skipulagður

Notaðu verkefni eða verkstjórnunartæki svo sem Basecamp (basecamp.com) eða Asana (asana.com) til að minna þig á óútfyllt verkefni og fresti.

Láttu VA þinn skipuleggja daginn – ekki láta smá verkefni (eins og forgangsraða verkefnalistanum) blöðru taka allan daginn.

Mundu að VA eru þjálfaðir sérfræðingar. Sum verkefni sem líkleg eru til að taka þig 3 tíma, munu aðeins taka þau 1.

Að takast á við lágmark forgangsverkefni

Hópaðu verkefnum sem hafa forgangsatriði og úthlutaðu þeim til VA þinn (t.d. svara þeim 10 sem halda áfram að hringja).

Settu fast áætlun fyrir endurtekin verkefni, svo sem gagnafærslu, greiðslu reikninga osfrv.

Innheimtu

Notaðu innheimtu- og reikningsforrit á netinu með “sjálfkrafa elta” fyrir greiðslur sem ekki eru greiddar eins og Xero (xero.com), KashFlow (kashflow.com), Kashoo (kashoo.com) eða Wave (waveapps.com).

Útvistun skatta og bókhaldsverkefna til fagaðila’Ég mun spara vikur í tíma á ári.

Umsjón með samfélagsmiðlum

eMarkerter greindi frá því að árið 2012 eyddu bandarískir neytendur að meðaltali 37 mínútur daglega á samfélagsmiðlum.

Samkvæmt rannsókn Experian Marketing Services, 27% af þeim tíma sem varið er á netinu er varið í félagslegur net.

Í stað þess að gerast áskrifandi að RSS straumum, þá leyfa forrit eins og Zite eða Flipboard að vafra um strauma sem byggjast á áhugamálum þínum eða efni sem samskiptamiðlunum tengist.

Notaðu þjónustu eins og Buffer (bufferapp.com) eða Hootsuite.com til að skipuleggja allan daginn (eða vikuna)’s) skilaboð á samfélagsmiðlum í einu.

Útvista stjórnun fyrirtækis þíns’ félagslegur frá miðöldum reikninga til freelancer eða VA þinn. Vertu bara viss um það’er einhver sem þú treystir og að þú fylgist með.

Stunda rannsóknir

Leit og upplýsingaöflun er Þriðja tímafrekasta virkni fyrir verkamenn, taka 19% af meðalvinnudegi, eða meira en 7,5 klukkustundir á viku.

Ekki lesa 50 greinar, láttu VA þinn fara yfir tugi og finna 3 eða fleiri lykilgreinar um efnið. Þú getur djúpt kafa ef þess er krafist.

Biðjið VA þinn að gefa stjörnugjöf til rannsóknarheimilda svo þú getir lesið í röð eftir gagnsemi.

Hljóðstjórn

Eftir að prófa VA með litlum verkefnum skaltu prófa drif til að framselja meira.

Ráðu starfsfólk í gæðaflokki sem eru ánægðari með sjálfstýrða vinnu.

Prófaðu 10 manns í sama verkefni og finndu þá 1 sem getur gert það og gerir það betur en jafnvel þú!

Þú getur einnig ráðið útvistaða miðlara til að ráða, taka viðtöl og stjórna þjónustunni sem þú þarft.

Frammi fyrir daglegum verkefnum

Með þjónustu eins og TaskRabbit geturðu ráðið einhvern til að versla matvöruverslun þína, handskrifað þakkarkort, skilað innkaupum, pakkað, flutt og svo margt fleira!

Zirtual (zirtual.com) og Fancy Hands (fancyhands.com) eru einnig frábær þjónusta til að finna aðstoðarmann til að hjálpa við daglegt’ógnvekjandi verkefni.

Til að tryggja öryggi framkvæmir þessi þjónusta bakgrunnsathuganir fyrir þig á mjög sanngjörnu verði.

6 ráð til að ráða raunverulegan aðstoðarmann (VA)

  1. Veit hvenær á að ráða utanaðkomandi hjálp. Vertu meðvitaður um það þegar þú’að eyða peningum með því að taka að sér smá verkefni en ekki einbeita sér að kjarnastarfseminni.
  2. Nýttu þér (stóra) hæfileikaflaugina sem til er. Nýttu þjónustu sem er í boði til að finna hjálpina sem þú þarft, svo sem Zirtual, oDesk og Elance – þær bjóða allar upp á ýmsa valkosti.
  3. Vertu stefnumótandi þegar þú setur fjárhagsáætlun. Of lág fjárhagsáætlun gæti útrýmt sumum betri frambjóðendum verkefnisins.
    Sjálfstætt starfandi sérfræðingar vilja ekki eyða tíma í verðsamkomulag; vertu beint við það sem þú’ert reiðubúinn að greiða.
  4. Vertu nákvæmur í starfslýsingunni. Því hæfari umsækjendur sem þú færð og því auðveldari verða næstu skref.
  5. Vertu ítarlegur þegar þú ræður. Viðtal alveg eins og þú myndir gera fyrir fullt starf. Biðjið um sýnishorn, netsafn og biðjið um síma- eða myndbandsviðtal við tilteknar spurningar.
  6. Don’t micromanage. Eyddu meiri tíma í byrjun um borð í VA þínum og koma á ferlum, slepptu síðan og láttu þá vinna sín verk. Þeir eru reyndir sérfræðingar og eigendur lítilla fyrirtækja þegar allt kemur til alls.

Heimildir

  • Félagslegur, stafrænn vídeóakstur frekari vaxtar í tíma sem eytt er á netinu – emarketer.com
  • Félagsleg hagkerfi: Að opna gildi og framleiðni í gegnum félagslega tækni – mckinsey.com
  • Stone Age í vinnunni: Sérfræðingar eyða enn of miklum tíma tímasetningarfundum – is.blog.doodle.com
Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map