Asana、リモートチームを管理する最も簡単な方法

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ライターのチームを管理したり、ウェブサイトのさまざまな部分で大規模なプロジェクトを調整したりするのに問題がありますか?私たちのチームは世界中に分散しているため、これらはWhoIsHostingThis.comで常に対処する問題です.

私たちは熱狂的なペースで複数の大規模プロジェクトに取り組んでいます。その結果、混乱に陥らないようにするために多くのツールを使用しています。シリーズの最初の記事では、使用する最も重要なツールの1つであるAsanaについて説明します。.

メールを使用してプロジェクトを管理しようとしましたが、フィルターなどの高度な機能を使用しても、最小のプロジェクト以外はすぐに管理できなくなります。クラックを通過する情報に加えて、タスクに関する古い情報を見つけることはほぼ不可能です。何が行われることになっていたのですか?いつ完成する予定でしたか?誰がそれに取り組んでいたとしても!

最小のグループ以外に必要なものは、プロジェクトとそれらを構成するタスクを整理する方法です。そして、それがAsanaの用途です。プロジェクトの些細な側面を管理するために時間を無駄にせずに追跡することができます.

アサナとは?

アサナアサナはウェブベースのチームコラボレーションです & プロジェクト管理アプリ.

AsanaはWebベースのプロジェクト管理およびコミュニケーションアプリであり、タスクと会話を組み合わせることで、すべてのメールを整理できます.

Asanaを使用して、すべてのプロジェクトとタスクの追跡、チームメンバーへの割り当て、チェックオフ、関連ファイルとコメントの共有などを行うことができます。たとえば、タスクが作成されると、特定のチームメンバーに割り当てられます。しかし、他のチームメンバーがタスクの一部であり、アイデアが前後に交換されます。場合によっては、タスクは元の概念から変更されます。しかし、そのすべての情報はそのタスクとともに文書化されているため、混乱することはありません。そして、誰でもタスクのステータスをチェックして、それがどのように進んでいるかを確認できます。そのようなシステムがなければ、タスクに直接関与していないマネージャーは、何が起こっているのかを見つけるためにさまざまな人々の時間を浪費しなければなりません。アサナで、彼らはただタスクを見なければなりません.

Asanaは作業を容易にし、生産性を向上させる力の結果として、ビジネスコミュニティで広く使用されています。そのビッグネームのユーザーの一部は、ユナイテッドウェイ、ドロップボックス、Pinterest、Uber、AirBnBです。そしてもちろん、WhoIsHostingThis.com!

Asanaを使用する理由?

メールはプロジェクト管理用には設計されていません。チームを編成してメールでタスクを割り当てようとすると、物事が失われたり、コミュニケーションが乱れたり、整理されたりする傾向があります。チームメンバーは簡単にループから外れる可能性があり、誰もが全体像を見るのは困難です.

しかし、問題はメールだけではありません。実際、電子メールには文書化されるという利点があります。人々はしばしば、電話や商談を終わらせるために何をする必要があるかについて非常に異なる考えを持っています。 Asanaでは、各タスクに説明が付いています。それ自体は、実行する必要があることを明確にするのに役立ちます。しかし、Asanaが促進するコミュニケーションプロセスにより、誤解が少なくなり、特定が容易になります.

アサナは一人じゃない

もちろん、アーサナは唯一のプロジェクト管理アプリケーションではありません。しかし、アサナは私たちの仕事のやり方に合っているので、私たちの選択ツールです。ユーザーフレンドリーな方法で必要な機能を提供するため、私たちにとってはうまくいきます。チームコミュニケーション、プロジェクト管理、その他の多くのツールを1つの製品に統合し、すべてを1か所にまとめることができます.

また、先ほど説明したように、すべてのプロジェクトの進捗状況を一目で把握できる便利な概要が表示されます。

アサナはあなたがやったことと、まだやらなければならないことを示しますアサナはあなたがやったことと、まだやらなければならないことを示します.

アサナのしくみ?

これは、あなたが現在読んでいるブログ投稿のAsanaタスクですこれは、あなたが現在読んでいるブログ投稿のAsanaタスクです.

Asanaはワークスペース、プロジェクト、セクション、およびタスクを使用して、私たちを整理し、チームが一緒に作業を続けます.

ワークスペースは、完全に別のプロジェクト用です。これらは、異なるWebサイトまたは公開プラットフォームにすることができます。 Asanaでは単一のウェブサイトと単一のプラットフォームに焦点を当てているため、複数のワークスペースを使用していません。しかし、これは多くの企業にとってプログラムの非常に重要な側面です。そしていつの日か、アサナのこの部分を使用するかもしれません。なぜなら、私たちは常に成長しているからです。.

ワークスペース内で、複数のプロジェクトをセットアップします。これらは私たちのサイトのさまざまな部分に関連しています:ホスティングレビュー、クーポンページ、ホスティングの比較、このブログ、その他多数。 WhoIsHostingThis.comは広大なウェブサイトであり、これらのプロジェクトへの取り組みを構造化できなければ、管理に非常に苦労します。.

プロジェクトはセクションを持つこともできます。たとえば、リソースには、プログラミング、究極のガイドなど、リソースの種類ごとに異なるセクションがあります。または、大きな電子書籍出版プロジェクトには、各フェーズ(計画、執筆、編集、出版など)のセクションと、概要または各章の作成、編集者の検索、表紙のデザイン、およびすべてのような個々のタスクが含まれる場合があります。電子ブックの作成に入るその他のこと.

ほとんどのチームメンバーにとって、タスクはアクションのある場所です。タスクには期限があり、1人以上のユーザーに割り当てられ、完了時にチェックオフすることができます。サブタスクを作成して、タスクを小さな部分に分割したり、タスクのさまざまな部分をさまざまな人に割り当てることもできます。現在読んでいるこのブログの投稿のように、個々の投稿、ページ、その他のコンテンツなどのタスクを使用します.

WhoIsHostingThis.comプロジェクトページWhoIsHostingThis.comプロジェクトページ.

Asanaを効果的に使用する

アサナを最大限に活用する方法は次のとおりです。

  • ガイドラインをチームと共有してください。たとえば、タスクに関するすべての会話がメールではなくアサナで行われるようになり、タスクの作成と割り当ての責任者に関するルールがあります.
  • Gmailフィルターを使用して、Asanaのメールを整理します。最初、チームメンバーは、Asanaのメール統合に依存して物事を常に把握しています。 Asanaからのメールにラベルを付けるフィルターを作成して、受信トレイがいっぱいにならないようにするのに役立ちます.
  • チームメンバーに、キーボードショートカット、割り当てられていないタスクのフォロー、タスク内のリンクなどの便利なAsana機能に慣れるように勧めます。.
  • チームメンバーのほとんどは、外出先で作業しているときにAndroidまたはiOS用のAsanaアプリを使用しています.
  • チームメンバーにAsanaの期限をGoogleカレンダーまたはiCalendarと同期させて、予定どおりに整理された状態を保つ.

いくつかのキーボードショートカットを学習すると、Asanaがさらに便利になりますいくつかのキーボードショートカットを学習すると、Asanaがさらに便利になります.

あとがき:人生の一日

Asanaの実際の使用方法を説明するために、クルーからのステートメントをいくつか示します.

編集者

私の主な責任は、すべての作家を忙しくしておくことです。 Asanaを使用すると、各プロセスで実行されているタスクを正確に確認できるため、このプロセスが簡単になります。これにより、新しいことを十分に行えるようになるため、1つ以上のタスクを完了した後のダウンタイムがありません。.

Asanaタスクの作成に使用するプロジェクトの一定のストリームを取得します。私は彼らに期限を設定し、それらを彼らのスキルと可用性に基づいて作家に割り当てます。作家が質問やアイデアを持っている場合、彼らはそれをタスクに追加し、私は自動的に警告されます。反対に、説明を追加したり、少し励ましたりする必要がある場合は、それを行うことができ、作家がそれを見ることができます。.

ライターがタスクを完了すると、タスクは私に割り当てられます。次に、それを編集します。まれに、変更のためにライターに送り返す必要があります。しかし、ほとんどの場合、私はドキュメントを公開しています。次に、それを直接監督者に割り当て、監督者がコンテンツの最終チェックを行い、タスクに完了のマークを付けます.

アサナは私の人生を本当に楽にしてくれます。常に何十ものタスクが実行されており、すべてを整理しておくことができませんでした。 Asanaでは、タスクが失われることはありません。そして、問題が発生した場合、すべてが完全に文書化されています.

ライター

フリーランスの執筆は、管理レベルだけでは難しい場合があります。私は通常、一度に5〜10のプロジェクトに取り組んでいます。 Asanaを使用すると、自分が何をすべきか、いつ実行する必要があるかを常に知っています.

タスクは単にタスクリストに表示されます。タスクの説明と、いつ完了する必要があるかが含まれます。タスクについて話し合うことはすべて1か所にあるため、さまざまなプロジェクトに関連する大量のメモを探す必要はありません。さらに、期限が近づいていることを知らせるメールが届きます。時間を整理するのにとても役立ちます.

また、全体が「ホットポテト」のゲームのように感じるのも気に入っています。編集者が私にタスクを与え、私はそれをどれだけ早く彼らに返すことができるかを見たいです。私は自分のタスクリストを整理しようとしていますが、まだ管理していません.

Asanaは多様なグループをつなぐことを可能にします

WhoIsHostingThis.comでは、私たちのチームは世界中に散在しています。私たちの多くは直接会ったことはありませんが、Asanaを使用して1回の会議を行わなくても、すべてのプロジェクトを管理できます。!

Jeffrey Wilson Administrator
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