더 나은 이메일을 작성하는 방법

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더 나은 이메일을 작성하는 방법

하루 종일 이메일에 답하는 것처럼 느끼세요?

그 느낌은 당신이 생각하는 것보다 진실에 더 가까울 수 있습니다. 일반 직원은 일주일에 13 시간을 이메일을 읽고 관리하고 응답합니다. 즉, 일주일 동안 거의 3 분의 1을 이메일로 보낼 수 있습니다!

매일 이메일에 소비하는 시간을 추적 해보십시오. 시간이 얼마나 걸리면 충격을받을 것입니다.

그러나 이메일에 보내는 시간을 줄이는 것은 쉽지 않습니다. 이메일은 끝없는 싸움입니다. 삭제하거나 보관할 때마다 10 개의 팝업이 표시됩니다. 받은 편지함이 0이 되더라도 다음날 아침에 다시 가득 차지 않을 수 있습니다..

불필요하게 모든 이메일 정리 (보 보지 뉴스 레터, 끝없는 소셜 네트워크 업데이트, 블로그 구독)를 쉽게 구독 취소 할 수 있지만 이메일의 일부일뿐입니다..

오늘날 많은 사용자가 특히 웹 마스터이고 온라인에서 비즈니스를 수행 할 때 이메일을 기본 커뮤니케이션 형식으로 사용합니다. 이메일은 이상적인 의사 소통 방식입니다. 회의를 줄이고 종이를 절약하며 모든 대화의 기록을 만듭니다. 업무용 이메일이나 업무용 이메일을 줄이려고 할 때 대부분이 실제로 필요하거나 다른 것보다 더 나은 것으로 보이지 않을 수 있습니다.

하지만 일주일에 13 시간 동안 귀중한 시간을 되 찾을 수 있도록 과정을 간소화하는 방법이 있습니다.

받은 모든 이메일이 5 문장으로 제한되어 있다면 얼마나 많은 시간을 절약 할 수 있을지 상상해보십시오. 또는 최소한 모든 제목 줄에 이메일에 포함 된 내용을 정확하게 말한 경우?

이메일을보다 효율적으로 관리하는 방법에 대한 아래의 추가 팁을 확인하면 얼마나 많은 시간을 절약 할 수 있는지에 대해 충격을받습니다.

WIHT-더 나은 전자 우편 작성 방법

더 나은 이메일을 작성하는 방법

2013 년 전 세계적으로 약 39 억 건의 전자 메일 계정이있었습니다. 일일 전자 메일의 대부분은 매일주고받는 1,000 억 개 이상의 전자 메일을 처리하는 비즈니스 통신에서 비롯됩니다. 비즈니스 세계의 주요 의사 소통 방식으로서 효과적으로 사용하는 방법을 아는 것이 중요합니다.

귀하의 이메일 주소가 귀하에 대해 말하는 것

인터넷상의 수십억의 낯선 사람들에게 당신의 이메일 주소는 당신의 정체성입니다.

  • 평범한 사람에게는 다음과 같은 문제가 없습니다.
    • 수십 년 동안 동일한 이메일 주소를 고수.
    • 다음의 표준 무료 이메일 주소 사용 :
      • AOL®
      • Gmail®
      • 핫메일 / Live®
      • Outlook®
  • 중소 기업 소유자의 경우 자신의 도메인에 이메일 주소를 갖는 것이 중요합니다..
    • Google Apps for Business를 사용하여 자신의 도메인으로 Gmail을 설정.
      • 가입하면 정보를 입력하고 다음을 선택합니다.
        • “이미 소유 한 도메인을 사용하십시오.”
        • 도메인 이름을 입력하십시오.
      • 계정을 만드십시오. 약관에 동의하고 가입하십시오.
        • 예: [이메일 보호]
      • “설정 시작”버튼을 사용하여 도메인 확인 프로세스를 시작하십시오..
        • 화면의 지시에 따라 도메인을 확인하십시오..
      • MX (메일 서버)를 Google 서비스로 변경.
        • Google에는 여러 도메인 호스트에 대한 지침이 있습니다. 목록에없는 경우 “기타”를 선택하십시오.
        • 어떻게 해야할지 잘 모를 경우 필요한 정보를 얻는 데 도움이되도록 호스트에게 연락하십시오..
        • Google은 프로세스를 진행하는 데 도움이되는 단계별 지침을 제공합니다..

귀하의 이메일에 대한 귀하의 의견

  • 제목: 제목 줄을 짧고 정확하게 유지.
    • 제목 줄에 논리적 키워드 사용.
    • 이메일 수신자의 35 %가 제목만으로 이메일을 열지 여부를 선택합니다.
    • 예 :
      • 회사 이름 계정 상태
      • 6 월 8 일 클라인 박사 선임
      • 2014 년 6 월 청구서, CompanyName
    • 이메일 내용을 말하거나 다른 사람이 열도록 격려하기 위해 유혹적인 줄을 작성하십시오..
  • 함유량: 다른 사람이 귀하의 이메일을 열게된다면 꽤 멀었으므로 내용이 열악한 이메일을 망치지 마십시오.
    • 이메일을 짧고 직접적으로 유지.
      • 이메일의 47 %가 모바일 장치에서 열립니다.
      • 소비자의 30 %는 이제 모바일 장치에서만 전자 메일을 읽습니다..
      • Yahoo® 및 Gmail® 이메일의 68 %가 모바일 장치에서 열립니다.
        • 작은 화면은 가독성에 영향을줍니다.
      • 말할 필요 이상으로 말하지 마.
        • 경험의 법칙은 약 150 단어입니다.
        • sentenc.es로 이메일을 확인하십시오
          • 이렇게하면 이메일이 5 문장 이하로 유지됩니다.
        • 이메일은 하루 중 근로자 시간의 28 %를 차지하여 두 번째로 시간이 많이 걸리는 활동입니다..
          • 평균 회사 직원은 하루에 105 개의 이메일을주고받습니다..
    • 적절한 문법으로 간결하게 작성.
  • 서명: 보내는 모든 이메일의 맨 아래에 첨부됩니다. 포함:
    • 당신의 이름
    • 당신의 위치
    • 연락 정보
      • 주소
      • 전화 번호
      • 근무 시간
      • 소셜 미디어 연락처 정보

더 나은 이메일을위한 팁

  • 빨리 답장.
    • 이메일 상자로 살거나 죽을 필요는 없지만 중요한 것이 이메일 상자에 너무 오래 두지 않도록하십시오.
      • 24 시간 대응 정책을 목표로.
    • 문제를 해결하는 데 더 많은 시간이 필요한 경우 빠른 메시지를 다시 보내는 것이 예의입니다..
      • 예: “귀하의 이메일을 받았습니다. 작업 중이며 나중에 더 자세히 답변하겠습니다. 감사!”
  • 보내기 전에 다시 읽으십시오. 두번.
    • 이렇게하면 오타를 잡고 모든 것을 다룰 수 있습니다..
      • 맞춤법 검사만으로는 충분하지 않습니다.
  • 정중 한 음색으로 쓰기.
    • 사람을 잘 모르고 편안한 스타일을 사용할 수 있다는 것을 알지 못한다면 이모티콘을 사용하지 마십시오..
    • 당신이 말하는 방식을 쓰지 마십시오.
      • 공식적인 톤을 사용하십시오.
  • Reply All, CC 및 BCC에 유의하십시오. 메시지를 받으려는 사람에게만 메시지를 보내십시오..
    • 사용하다 모든 응답 언제:
      • 소수의 사람들과 회의를 설정하려고하면 모든 사람이 다른 사람의 참석 가능 여부를 알아야합니다..
        • 사람들에게 내가하고있는 일을 알리기 위해 모두 답장을 사용하지 마십시오.
        • 많은 사람들이 성가 시거나 지나치게 많이 사용하는 것을 발견하지 않으면이 기능을 사용하지 마십시오..
          • 많은 사람들이 모두 답장에 답장하므로 스레드의 모든 사람이 보낸 모든 메시지가 모든 사람에게 전달되어 이메일 상자가 막힙니다..
    • 사용하다 CC “FYI”라고 말해야 할 때
      • 다른 사람을 참조 할 때는 자신의 행동을 기대하지 않습니다. 진행 상황을 알려 주기만하면됩니다.
    • 사용하다 숨은 참조 언제:
      • 대량 이메일을 발송할 때 모든 사람의 이메일 주소가받는 사람 또는 참조 줄에 표시되지 않도록하려는 경우
    • BBC에서 이메일을 받고 있다면 답장 기능을 절대 사용하지 마십시오..
  • 알림 보내기.
    • 이메일이 분실, 묻히고 실수로 삭제됩니다.
    • 수신자가 합리적인 시간 내에 응답하지 않으면 빠른 알림을 보내도됩니다..
      • 보낸 원래 이메일에 회신.
        • 예: “안녕하세요. 마지막 이메일을 받기 위해 추적하고 있습니다. 궁금한 점이 있으면 알려주세요. 감사!”
      • 문제가 지속되지 않으면 일주일 동안 기다렸다가 알림 이메일을 보내십시오..
  • 이메일 대화가 너무 길어지면 새로운 주제 스레드를 시작하십시오..
    • 메시지를 보내기 전에 제목을 편집 할 수 있습니다.
    • 대화가 바뀌면 주제는 자연스럽게 바뀌어야합니다.
  • 지나치게 의사 소통하지 마십시오.
    • 이메일로 전송중인 문제로 인해 많은 대화가 필요할 것으로 예상되는 경우 인스턴트 메시징 (IM) 또는 전화를 사용하는 것이 가장 좋습니다..
    • 이메일이 원하는만큼 안전하지 않을 수 있으므로 공개하고 싶지 않은 내용은 쓰지 마십시오..

얼굴을 맞대고 말할 수없는 경우, 이메일은 내가 누구인지에 대한 볼륨을 말합니다. 메시지와 함께 올바른 메시지를 보내십시오.

출처

  • 이메일 통계 보고서, 2013-2017 – radicati.com
  • 당신의 이메일은 당신에 대해 무엇을 말합니까? – news.yahoo.com
  • 나만의 도메인을위한 Gmail 설정 – coffeecup.com
  • MX 레코드 설정 – support.google.com
  • 미래를 형성하는 15 가지 이메일 통계 – convinceandconvert.com
  • 최고의 모바일 이메일 통계 개요 – emailmonday.com
  • 이메일은 근로자 시간의 28 %를 차지합니다 – mashable.com
  • five.sentenc.es – five.sentenc.es
  • 더 나은 이메일을 작성하는 5 가지 쉬운 방법 – inc.com
  • 더 나은 이메일 작성을위한 7 가지 팁 – insidehighered.com
  • 효과적인 이메일 작성 – mindtools.com
Jeffrey Wilson Administrator
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