Asana,管理远程团队的最简单方法

披露: 您的支持有助于保持网站的正常运行!我们会为此页面上推荐的某些服务收取推荐费. 我们如何使用Asana管理远程团队


您在管理一个作家团队或在网站的不同部分协调大型项目时遇到麻烦吗?这些都是我们始终在WhoIsHostingThis.com上处理的问题,因为我们的团队遍布全球.

我们以疯狂的速度从事多个大型项目。结果,我们使用了很多工具来帮助我们避免陷入混乱。在系列的第一篇文章中,我们将讨论我们使用的最重要的工具之一:Asana.

我们尝试使用电子邮件来管理我们的项目,但是即使使用了过滤器等高级功能,除最小的项目之外,其他任何项目都很快变得难以管理。除了信息流于裂缝之外,几乎不可能找到有关任务的旧信息。应该怎么做?它应该什么时候完成?即使是谁在做!

除了最小的团队以外,任何人都需要某种方式来组织项目和组成项目的任务。这就是我们使用Asana的目的。它使我们能够保持进度,而不会浪费时间来管理项目的琐碎方面.

什么是体式?

朝体Asana是基于Web的团队协作 & 项目管理应用.

Asana是一个基于Web的项目管理和交流应用程序,它使我们可以通过将任务和对话放在一起来消除所有电子邮件混乱情况.

使用Asana,我们可以跟踪我们的所有项目和任务,将它们分配给团队成员,将其选中,共享相关文件和评论,等等。例如,创建任务时,将其分配给特定的团队成员。但是其他团队成员也是任务的一部分,并且来回交换了想法。在某些情况下,任务会从其原始概念改变。但是该任务记录了所有这些信息,因此没有人感到困惑。任何人都可以检查任务的状态,并查看其进展情况。如果没有这样的系统,没有直接参与任务的经理将不得不浪费大量的时间来寻找正在发生的事情。与Asana一起,他们只需要看任务.

由于Asana可以简化工作并提高生产率,因此在商业社区中得到了广泛的应用。它的一些知名用户是United Way,Dropbox,Pinterest,Uber和AirBnB。当然,还有WhoIsHostingThis.com!

为什么我们使用Asana?

电子邮件不是专为项目管理而设计的。当您尝试组织团队并通过电子邮件分配任务时,事情往往会迷失,沟通混乱和混乱。团队成员可以轻松地被排除在循环之外,而且任何人都很难看到更大的图景.

但是问题不仅仅在于电子邮件。实际上,电子邮件确实具有被记录的优势。人们通常在结束电话和商务会议时对需要完成的工作有非常不同的想法。对于Asana,每个任务都带有说明。这本身有助于确定需要做什么。但是,Asana促进的沟通过程使误解变得不那么普遍,也更容易发现.

体式并不孤单

当然,Asana并不是唯一的项目管理应用程序。但是Asana是我们选择的工具,因为它适合我们的工作方式。它对我们有用,因为它以用户友好的方式提供了我们所需的功能。它将团队沟通,项目管理和许多其他工具整合到一个产品中,从而帮助我们将所有内容整合在一起.

正如我们所讨论的,我们一目了然地获得了有关所有项目进度的有用的高层次概述:

Asana向您显示您已完成的工作以及仍需要完成的工作Asana向您显示您已完成的工作以及仍需要完成的工作.

体式如何运作?

这是您正在阅读的博客文章的Asana任务这是您正在阅读的博客文章的Asana任务.

Asana使用工作区,项目,部分和任务来保持我们的有条理和我们的团队一起工作.

工作区用于完全独立的项目。这些可以是不同的网站或发布平台。我们不在Asana中使用多个工作区,因为我们专注于一个网站和一个平台。但这对于许多公司来说是该计划的一个非常重要的方面。有一天,我们可能会使用Asana的这一部分,因为我们一直在增长.

在工作区中,我们设置了多个项目。这些与我们网站的不同部分相关:托管评论,优惠券页面,比较托管,此博客以及更多其他内容。 WhoIsHostingThis.com是一个庞大的网站,如果我们无法将其工作组织到这些项目中,我们将很难进行管理.

项目也可以具有部分。例如,我们的资源对于不同种类的资源有不同的部分:编程,最终指南等。或者,一个大型的电子书出版项目可能在每个阶段都有相应的部分(例如计划,编写,编辑,出版),并为编写大纲或每个单独的章节,寻找编辑者,设计封面以及所有创建电子书的其他事项.

对于大多数团队成员而言,任务就是行动所在。任务可以有最后期限,可以分配给一个或多个人,并且可以在完成时被选中。您还可以创建子任务以将任务分成较小的部分,或将任务的不同部分分配给不同的人。我们将任务用于诸如单个帖子,页面或其他内容之类的任务,例如您正在阅读的此博客帖子.

WhoIsHostingThis.com项目页面WhoIsHostingThis.com项目页面.

有效地使用Asana

以下是我们充分利用Asana的方法:

  • 与我们的团队共享准则。例如,我们要求所有有关任务的对话现在都在Asana而不是电子邮件上进行,并且我们有关于谁负责创建和分配任务的规则.
  • 使用Gmail过滤器来组织Asana电子邮件:首先,团队成员发现自己依靠Asana的电子邮件集成来保持领先。它有助于创建一个过滤器来标记来自Asana的电子邮件,以免它们挤满您的收件箱.
  • 鼓励团队成员熟悉方便的Asana功能,例如键盘快捷键,执行未分配给他们的任务,在任务内进行链接等。.
  • 我们大多数团队成员在旅途中都使用适用于Android或iOS的Asana应用程序.
  • 让团队成员将Asana截止日期同步到他们的Google日历或iCalendar,以保持井井有条并按计划进行.

学习一些键盘快捷键可以使Asana更加有用学习一些键盘快捷键可以使Asana更加有用.

后记:生命中的一天

为了让您了解我们如何实际使用Asana,以下是我们工作人员的几句话.

编辑

我的主要责任是让所有作家忙碌。 Asana使此过程变得容易,因为我可以确切地看到他们每个人正在执行的任务。这样一来,我就可以随时为他们储备新的工作,因此在完成一项或多项任务后,不会出现停机的情况。.

我得到了用于创建Asana任务的恒定项目流。我为他们设置了截止日期,然后根据他们的技能和可用性将它们分配给作家。如果作家有问题或想法,他们会将其添加到任务中,并会自动向我发出警报。另一方面,如果我需要澄清或提供一些鼓励,我可以做到这一点,并且知道作者会看到的.

当作者完成一项任务后,他们将其分配给我。然后,我对其进行编辑。在极少数情况下,我将不得不将其发送回作者以进行更改。但是大多数时候,我都会发布文档。然后,将其分配给我的直接主管,该主管对内容进行最终检查并标记任务已完成.

Asana确实使我的生活更轻松。在任何时候,都有许多任务在进行,而我根本无法将所有事情组织得井井有条。使用Asana,不会丢失任何任务。如果出现问题,一切都将得到充分记录.

作家

仅在管理级别上,自由写作可能很困难。我通常同时从事五个到十个项目。使用Asana,我始终知道我需要做的事情以及何时需要完成它.

任务只是出现在我的任务列表中。它们包括任务的说明以及何时需要完成。我所讨论的有关该任务的所有内容都位于该位置,因此我不必去搜索与我的各个项目相关的一堆便笺。而且,我会收到有关即将到期的电子邮件提醒。它真的可以帮助我安排时间.

我还喜欢整个游戏就像“热土豆”的感觉。编辑给了我一个任务,我想看看我能多快将其传递给他们。我试图清除我的任务列表-但我还没有解决.

Asana允许我们联系不同的群体

在WhoIsHostingThis.com,我们的团队遍布全球。尽管我们中许多人从未见过面,但无需使用Asana进行任何会议,我们就可以保持所有项目的领先地位!

Jeffrey Wilson Administrator
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