如何编写更好的电子邮件

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如何编写更好的电子邮件

曾经觉得自己花了一半的时间来回复电子邮件?

这种感觉可能比您想像的更接近事实:普通工人每周花13个小时阅读,管理和回复电子邮件。这意味着您可能将整个工作周的近三分之一花费在电子邮件上!

尝试跟踪您每天在电子邮件上花费的时间,您可能会为它花费多少时间感到震惊.

但是,减少花费在电子邮件上的时间并非易事。电子邮件是一场永无止境的战斗。似乎对于您删除或存档的每封电子邮件,都会弹出10个代替它的位置。即使您设法将收件箱设为零,也可以指望第二天早晨它已满.

取消订阅所有不需要的电子邮件(存储新闻简报,无休止的社交网络更新,博客订阅)很容易,但是这些通常仅占我们电子邮件的一小部分.

如今,我们中的许多人都将电子邮件用作我们的主要沟通方式,尤其是当您是网站管理员并在线开展业务时。电子邮件是一种理想的通讯方式:减少会议,节省纸张并创建每次对话的记录。当您尝试减少商务或工作电子邮件时,您可能会沮丧地发现其中大多数实际上是必要的,或者至少比其他方法更好.

但是有多种方法可以简化流程,因此您可以每周回收13个小时中的一些宝贵时间.

想象一下,如果收到的每封电子邮件都限为五个句子,那么您可以节省多少时间?或者至少,如果每个主题行都准确说明了电子邮件中包含的内容?

在下面查看有关如何更有效地管理电子邮件的更多提示,您会为您节省多少时间感到震惊.

WIHT-如何撰写更好的电子邮件

如何编写更好的电子邮件

2013年,全球估计有39亿个电子邮件帐户。每天的大部分电子邮件来自业务通信,占每天发送和接收的1000亿封电子邮件。作为商业世界中主要的交流形式,重要的是要知道如何有效地使用它.

您的电子邮件地址对您的评价

对于互联网上数十亿陌生人,您的电子邮件地址就是您的身份.

  • 对于普通人来说,没有什么错:
    • 几十年来一直使用相同的电子邮件地址.
    • 使用来自以下地址的标准免费电子邮件地址:
      • AOL®
      • Gmail®
      • Hotmail /Live®
      • Outlook®
  • 对于小企业主来说,在自己的域中拥有一个电子邮件地址对于认真对待至关重要.
    • 使用Google Apps for Business将Gmail设置为您自己的域.
      • 在注册时,您填写您的信息,然后选择:
        • “使用我已经拥有的域。”
        • 输入域名.
      • 创建帐户。接受条款并注册.
        • 例: [受电子邮件保护]
      • 使用“开始设置”按钮开始域验证过程.
        • 按照屏幕上的说明验证您的域.
      • 将MX(邮件服务器)更改为Google的服务.
        • Google提供了有关多个域名托管服务商的说明。如果您的不在列表中,请选择“其他”。
        • 如果您不确定该怎么做,请与您的主机联系,以获取所需的信息.
        • Google还提供了分步说明,以帮助您完成整个过程.

您的电子邮件对您的评价

  • 学科: 主题线要简短.

    • 在主题行中使用逻辑关键字.
    • 35%的电子邮件收件人选择是否仅根据主题打开电子邮件.
    • 例子:

      • 您的公司名称帐户状态
      • 6月8日任命Klein博士
      • 2014年6月的发票,公司名称
    • 说出电子邮件的内容或写一条诱人的行来鼓励某人打开它.
  • 内容: 如果您已经有人打开您的电子邮件,那么您已经走得很远了,所以不要以内容不佳破坏它.

    • 使电子邮件简短明了.
      • 在移动设备上打开了47%的电子邮件.
      • 现在,有30%的消费者专门在移动设备上阅读电子邮件.
      • Yahoo®和Gmail®电子邮件中有68%在移动设备上打开.
        • 屏幕较小会影响可读性.
      • 不要说太多了.
        • 经验法则约为150个字.
        • 使用sentenc.es检查您的电子邮件
          • 这样可以使您的电子邮件保持在五句话以内.
        • 电子邮件每天占用员工28%的时间,成为第二大耗时的活动.
          • 公司员工平均每天发送和接收105封电子邮件.
    • 简明扼要,语法正确.
  • 签名: 该邮件附在您发送的所有电子邮件的底部。包括:

    • 你的名字
    • 你的职位
    • 您的联系方式
      • 地址
      • 电话号码
      • 工作时间
      • 社交媒体联系信息

更好的电子邮件提示

  • 快速回覆.
    • 您不必在电子邮件信箱中生存和死亡,但重要的事情,不要让它在电子邮件信箱中放置太久.
      • 旨在制定24小时响应政策.
    • 如果您需要更多时间来解决此问题,可以回信快速回复.
      • 例: “我收到了你的电子邮件;我正在研究中,稍后会详细答复。谢谢!”
  • 发送前重新阅读。两次.
    • 这将帮助您捕捉错别字,并确保您已解决所有问题.
      • 拼写检查并不总是足够的.
  • 恭敬地写作.
    • 除非您非常了解对方并且知道您可以使用轻松的风格,否则不要使用表情符号.
    • 避免只写你的说话方式.
      • 用正式语气.
  • 请注意“全部答复”,“抄送”和“密件抄送”。确保只将邮件发送给您打算接收的人.
    • 采用 全部回复 什么时候:
      • 试图与几个人开会,每个人都需要知道其他人的空闲状态.
        • 避免使用全部答复让别人知道您在做什么.
        • 除非您绝对有太多人觉得它烦人和过度使用它,否则请不要使用此功能。.
          • 许多人会回复全部回复,因此线程中每个人的所有消息都会发给所有人,从而阻塞了电子邮件箱.
    • 采用 抄送 当您需要说“ FYI”时。
      • 当您抄送某人时,您不会期望他们采取任何行动。您只是让他们知道发生了什么事.
    • 采用 密件抄送 什么时候:
      • 发送大量电子邮件,您不希望在“收件人”或“抄送”行中显示所有人的电子邮件地址
    • 如果您是BBC的电子邮件用户,请不要使用全部答复功能.
  • 发送提醒.
    • 电子邮件丢失,掩埋和意外删除.
    • 如果收件人在合理的时间内没有回复,可以发送快速提醒.
      • 回复您发送的原始电子邮件.
        • 例: “您好,我正在跟进,以确保您收到了我的最后一封电子邮件。如果您有任何疑问,请告诉我。谢谢!”
      • 如果问题没有解决,请等待整整一周,然后再发送提醒电子邮件.
  • 如果电子邮件对话开始时间太长,请启动一个新的主题线程.
    • 您可以在发送邮件之前编辑主题行.
    • 如果对话发生变化,主题应该随之自然变化.
  • 不要过度沟通.
    • 如果您预计要通过电子邮件发送的问题将需要大量来回通信,那么最好转到即时消息(IM)或电话.
    • 电子邮件的安全性可能不如您所愿,因此请不要在不想公开的地方写任何东西.

当您无法面对面说话时,电子邮件会说明您的身份。确保您发送的信息正确无误.

资料来源

  • 电子邮件统计报告,2013-2017年– radicati.com
  • 您的电子邮件对您有什么看法? – news.yahoo.com
  • 为您自己的域设置Gmail – coffeecup.com
  • 设置MX记录– support.google.com
  • 15个塑造未来的电子邮件统计数据– believeandconvert.com
  • 最终的移动电子邮件统计概述– emailmonday.com
  • 电子邮件占用了​​员工28%的时间– mashable.com
  • 五句–五句
  • 5种写出更好电子邮件的简便方法– inc.com
  • 撰写更好的电子邮件的7个技巧– insidehighered.com
  • 编写有效的电子邮件– mindtools.com
Jeffrey Wilson Administrator
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